Všeobecné podmínky používání systému ProTerra

Preambule

Nadace ProTerra provozuje globální systémy ověřování a certifikace, které prokazují společenskou odpovědnost, udržitelnost, správné zemědělské postupy a požadavky na sledovatelnost zemědělských komodit vyplývající z právních předpisů nebo dobrovolných dohod. Nadace ProTerra dále poskytuje školení zemědělcům, školitelům a auditorům na základě standardů ProTerra, MRV a Harmony. Nadace ProTerra vyvíjí výzkumné projekty v oblasti zemědělství, zemědělských komodit a souvisejících odvětví. Nadace ProTerra, jakožto vlastník systému, sama neprovádí žádné certifikační ani ověřovací činnosti. Nadace ProTerra přijímá veškerá nezbytná opatření, která jsou v souladu s požadavky jejích standardů, a úplná sledovatelnost zemědělských komodit je prokázána na spolehlivém základě. Služby založené na standardech ProTerra, MRV a Harmony (dále jen „standardy ProTerra“) jsou poskytovány na vysoké úrovni. To je zajištěno celosvětovým konzistentním uplatňováním standardů ProTerra a monitorováním kvality na všech úrovních.

Certifikáty nebo prohlášení o shodě vydávají výhradně uznané certifikační orgány, které byly schváleny a uzavřely dohodu o spolupráci s Nadací ProTerra.

1  Rozsah působnosti a smluvní dokumentace

1.1 Všeobecné podmínky používání systému ProTerra se vztahují na veškeré obchodní jednání mezi certifikačním orgánem a Nadací ProTerra a tvoří součást Smlouvy o spolupráci mezi oběma subjekty. Další smluvní dokumenty budou uvedeny ve Smlouvě o spolupráci.

1.2 Všeobecné podmínky používání systému ProTerra upravují používání služeb na základě standardů ProTerra.

1.3 Jakékoli odchylné Všeobecné obchodní podmínky Certifikačního orgánu nebo Uživatele systému jsou výslovně odmítnuty.

1.4 Požadavky certifikačních orgánů a certifikačních a ověřovacích systémů ProTerra (jako jsou standardy ProTerra, MRV a Harmony a příslušné zavedené protokoly) tvoří základ spolupráce a certifikace certifikačního orgánu.

1.5 Certifikační orgán bude informován o jakýchkoli změnách Všeobecných podmínek používání systému ProTerra, Pokynů a požadavků pro používání loga a pečetí standardů ProTerra a Harmony a struktury poplatků nejpozději měsíc před navrhovaným datem účinnosti. Má se za to, že certifikační orgán se změnami souhlasil, pokud před navrhovaným datem účinnosti písemně nepředloží své odmítnutí.

2  Definice

V tomto dokumentu mají následující klíčové pojmy uvedené významy. Relevantní pojmy, které zde nejsou uvedeny, jsou definovány v příslušném protokolu:

Certifikáty jsou osvědčení vydaná kooperativním certifikačním orgánem, která potvrzují, že uživatel systému splnil požadavky standardů ProTerra, které jsou pro jeho podnikání uvaleny.

Certifikační smlouva nebo servisní smlouva je smlouva uzavřená mezi uživatelem systému a certifikačním orgánem nebo poskytovatelem služeb.

Certifikační orgán je certifikační orgán (CO) schválený Nadací ProTerra, který s Nadací ProTerra uzavřel dohodu o spolupráci. CO je zodpovědný za provádění auditů shody se standardy ProTerra a vydávání certifikátů nebo ověřovacích dopisů.

Loga a pečeti Nadace ProTerra zahrnují všechna loga uvedená v Pokynech a požadavcích pro používání log a pečetí ProTerra a Harmony.

Certifikační a/nebo ověřovací systém ProTerra zahrnuje standardy ProTerra, MRV a Harmony a příslušné protokoly. Jsou zveřejněny v aktuálně platném znění na webových stránkách Nadace ProTerra.

Standardy ProTerra zahrnují standardy, které jsou ve vlastnictví Nadace ProTerra (standardy ProTerra, MRV nebo Harmony).

Uživatel systému je jakákoli fyzická nebo právnická osoba, která uzavřela smlouvu s certifikačním orgánem nebo poskytovatelem služeb týkající se využívání služeb (například certifikační audity, audity nedostatků) na základě standardů ProTerra.

3  Práva a povinnosti certifikačního orgánu

3.1 Činnosti v rámci jakéhokoli certifikačního systému ProTerra lze provádět pouze tehdy, pokud je certifikační orgán schválen Nadací ProTerra. Podrobnosti naleznete v platných schvalovacích a provozních postupech pro certifikační orgány.

3.2 Certifikační orgán je povinen informovat společnost ProTerra a zdokumentovat veškeré změny, které by mohly ovlivnit její certifikaci. To může zahrnovat zprávy o auditech a dohledu ze strany akreditačního orgánu. Společnost ProTerra bude monitorovat a vyhodnocovat stav certifikace, včetně platnosti certifikátů schválených certifikačních orgánů.

3.3 Certifikační orgán včas informuje uživatele systému (své klienty), že musí požádat o členství v síti ProTerra a přijmout Všeobecné podmínky používání systému ProTerra, aby mohli s certifikačním orgánem uzavřít certifikační nebo servisní smlouvu pro provádění certifikačních, ověřovacích nebo gap-auditů či jiných služeb podle standardů ProTerra. Certifikační orgán je oprávněn provést audit pouze v případě, že uživatel systému požádal o členství v síti ProTerra.

3.4 Certifikační orgán je odpovědný za svá rozhodnutí a své závazky vůči svým klientům a nemůže je zadávat subdodavatelům bez předchozího souhlasu Nadace ProTerra.

3.5 Audity se provádějí v souladu s příslušnými platnými dokumenty a standardy ProTerra a příslušnými auditními protokoly. Nadace ProTerra může certifikačnímu orgánu vydat další závazné pokyny týkající se aplikace standardu, definovat požadavky na audit a poskytnout Uživateli systému podmínky, podle kterých mají být certifikáty vydávány.

3.6 Auditní zprávy musí být vyplněny úplně a správně a zaslány Nadaci ProTerra nejpozději do 30 dnů od data vydání auditní zprávy auditovanému subjektu.

3.7 Certifikační orgán je povinen v rámci každého auditu ověřit správnost informací poskytnutých Uživatelem systému během žádosti o členství v síti ProTerra a/nebo jakékoli následné aktualizace těchto informací a informovat Nadaci ProTerra e-mailem o jakékoli změně, nejpozději zároveň s předáním certifikačních dokumentů. Tato povinnost platí i v případě, že se Certifikační orgán dozví o jakékoli změně těchto informací mimo audit.

3.8 Certifikační orgán včas poskytne Nadaci ProTerra veškeré nezbytné informace týkající se jejích činností spojených se systémy ProTerra, jak je uvedeno ve smlouvě a v postupech schvalování a provozu certifikačních orgánů.

3.9 Certifikační orgán je povinen umožnit a povolit posouzení integrity, pokud o to požádá Nadace ProTerra. Taková posouzení budou organizována individuálně s přihlédnutím k auditům naplánovaným v době podání žádosti. V případě dozorového auditu certifikačním orgánem je certifikační orgán povinen předat Nadaci ProTerra dokumenty požadované v rámci dozorového auditu.

3.10 Certifikační orgán musí jmenovat primární kontaktní osobu (a jím/jejím zástupce) pro každou obchodní jednotku nebo region, která je definována jako manažer pro klíčové zákazníky Nadace ProTerra. Kromě odpovědnosti za provozní zlepšení a kontrolu všech nezbytných dokumentů, které je třeba zaslat Nadaci ProTerra, je primární kontaktní osoba na žádost sekretariátu Nadace ProTerra zodpovědná za zaslání dalších údajů do 30 pracovních dnů.

3.11 Certifikační orgán bude podporovat včasnou recertifikaci Uživatele systému.

4  Práva a povinnosti uživatele systému

Předpokladem pro to, aby Uživatel systému mohl využívat služby související se Standardy ProTerra, je souhlas s těmito Všeobecnými podmínkami používání systému ProTerra a registrace jako člena sítě ProTerra Foundation Network.

Jakákoli certifikační, ověřovací nebo servisní smlouva bude uzavřena po odeslání potvrzení registrace Uživatele systému e-mailem.

4.1 Uživatel systému je oprávněn využívat služby související se standardy ProTerra. Bez registrace a formálního přijetí těchto Všeobecných podmínek užívání systému ProTerra není spolupracující certifikační orgán ani poskytovatel služeb oprávněn udělovat certifikaci a ověřování ani poskytovat jiné služby založené na standardech ProTerra.

4.2 Uživatel systému může používat loga a pečeti Nadace ProTerra pro komunikaci na základě příslušných verzí Pokynů pro používání log a pečetí Nadace ProTerra po předchozím, výslovném a písemném souhlasu Nadace ProTerra. Právo používat Logo výslovně nezahrnuje použití loga a/nebo pečeti na produktech.

4.3 Uživatel systému poskytne certifikačnímu orgánu veškeré údaje a dokumenty relevantní pro audity a umožní přístup k těmto místům, zařízením a vybavení, pokud je to potřeba pro řádné provedení auditu nebo hodnocení.

4.4 Uživatel systému umožní zástupci Nadace ProTerra nebo nezávislému auditorovi pověřenému Nadací ProTerra účast na auditech prováděných certifikačním orgánem pro certifikaci, ověřování, recertifikaci nebo audity nedostatků.

4.5 Na žádost Nadace ProTerra umožní Uživatel systému provedení posouzení integrity společností ProTerra nebo nezávislými auditory v souladu s Programem integrity ProTerra. Nadace ProTerra bude Uživateli systému o žádosti s navrhovaným datem posouzení informovat čtyři týdny před navrhovaným datem písemně nebo e-mailem. Pokud Uživatel systému nemůže navrhované datum potvrdit, je povinen neprodleně poskytnout sekretariátu Nadace ProTerra dva alternativní termíny do dvou měsíců od obdržení písemného oznámení. Zástupci Nadace ProTerra nebo auditoři pověření Nadací ProTerra provedením posouzení integrity budou:

• Umožněn přístup do nemovitostí, obchodních prostor, provozních místností a skladů, jakož i do dopravních prostředků během pracovní doby;
• Povoleno provádět prohlídky nemovitostí, prostor a dopravních prostředků;
• Umožněno nahlížet do relevantní obchodní dokumentace dostupné v písemné i elektronické podobě;
• Poskytnuty všechny potřebné relevantní informace.

5  Práva a povinnosti Nadace ProTerra

Nadace ProTerra:

5.1 Poskytuje standardy ProTerra, příslušné protokoly a podpůrné pokyny a školení. Příslušné verze standardů a příslušných protokolů jsou k dispozici na webových stránkách ProTerra;

5.2 Je oprávněn pravidelně upravovat a revidovat Standardy ProTerra a příslušné Protokoly. Jakákoli revize Standardů musí projít transparentním a participativním procesem a musí být uznána Výborem pro standardy a certifikaci Nadace ProTerra a schválena správní radou Nadace ProTerra;

5.3 Je oprávněn uvést název a logo společnosti Uživatele systému v seznamu členů a zveřejňovat je na internetu a v tištěných médiích. Nadace ProTerra není oprávněna tyto informace použít jakýmkoli jiným způsobem bez písemného souhlasu Uživatele systému.

5.4 Nevydává žádné certifikáty ani nenese odpovědnost za platnost jednotlivých certifikátů vydaných certifikačními orgány; nicméně na základě dohody o spolupráci mezi Nadací ProTerra a certifikačními orgány je Nadace ProTerra oprávněna vydávat certifikačním orgánům závazné obecné pokyny týkající se aplikace standardů ProTerra a jejich příslušného protokolu.

6  Používání log a pečetí Nadace ProTerra

6.1 Certifikační orgán je oprávněn a povinen zajistit řádné používání log Nadace ProTerra na vydaných certifikátech.

6.2 Certifikační orgán kontroluje správné používání log systému ProTerra v tištěných materiálech, na webových stránkách uživatele systému nebo v jakýchkoli jiných mediálních a komunikačních prostředcích. Zneužití nebo porušení log Nadace ProTerra musí certifikační orgán nahlásit Nadaci ProTerra, a to i v případě zjištění buď během auditu, nebo na základě jiného oznámení. Povinnost informovat společnost ProTerra o zneužití nebo porušení log a pečetí Nadace ProTerra, pokud je to relevantní, zahrnuje i zneužití třetí stranou.

6.3 Pokud si Uživatel systému přeje používat loga systému ProTerra jakýmkoli jiným způsobem, zejména ve formě pečetí na produktu, certifikační orgán o tom informuje Nadaci ProTerra. Smlouva o používání log a pečetí Nadace ProTerra bude v takovém případě uzavřena přímo mezi Nadací ProTerra a Uživatelem systému. Výhradní práva Nadace ProTerra k logům a pečetím tím nejsou dotčena.

7  Program integrity a práva přístupu a kontroly

7.1 Aby byla zajištěna konzistentní a objektivní auditní a certifikační nebo ověřovací procedura všemi spolupracujícími certifikačními orgány, může Nadace ProTerra provádět posouzení integrity. Tyto audity jsou plánovány náhodně nebo cíleně na základě vyhodnocení rizik či reakcí na stížnosti.

7.2 Hodnocení integrity se vztahuje na certifikaci, obnovení certifikace, ověřování, audity nedostatků, školení nebo jakoukoli službu založenou na konkrétní použité normě ProTerra. Hodnocení se zaměřuje na práci vykonanou certifikačními orgány, aniž by vůči uživateli systému vznikly jakékoli závazky.

7.3 Jakmile je datum posouzení integrity dohodnuto s certifikačním orgánem (a případně s uživatelem systému – v případě stínového auditu nebo dohledových auditů), Nadace ProTerra (nebo její auditoři) připraví a předloží certifikačnímu orgánu plán posouzení integrity, který bude uvádět témata, která budou během posouzení probrána.

7.4 Stínový audit je audit, při kterém auditoři ProTerry doprovázejí auditory z certifikačního orgánu (CO), aby sledovali jejich výkon a dodržování požadavků specifického standardu a protokolu. Auditoři ProTerry nebudou zasahovat do průběhu auditu certifikačního orgánu. Na konci auditu ProTerra předloží certifikačnímu orgánu seznam svých zjištění a doporučení týkajících se procesu auditu.

7.5 Dozorový audit je audit, při kterém auditoři ProTerry provedou kontrolu uživatele systému a namátkové kontroly témat zahrnutých ve Standardech, aby ověřili robustnost práce provedené certifikačním orgánem z hlediska identifikace nesouladů. certifikační orgán může vyslat auditora, který bude působit jako stínový auditor; tento auditor však není oprávněn do procesu zasahovat a je pouze pozorovatelem. certifikačnímu orgánu je povinen předložit auditní zprávu se seznamem zjištění a doporučení týkajících se procesu auditu.

7.6 Administrativní audit je audit, při kterém auditoři Nadace ProTerra prověří systém řízení kontrolního orgánu za účelem provádění prací souvisejících se standardy ProTerra. To lze provést v administrativních prostorách kontrolního orgánu nebo na dálku. Kontrolnímu orgánu je předložena zpráva o auditu se seznamem zjištění a doporučení týkajících se systému řízení.

7.7 Certifikační orgán bude mít až 30 pracovních dnů na to, aby odpověděl na auditní zprávu Nadace ProTerra, včetně předložení plánu nápravných opatření pro zjištěné nedostatky. Tento plán by měl podrobně popisovat navrhovaná nápravná opatření a časový harmonogram jejich provedení. Nadace ProTerra očekává, že doporučení a zlepšovací opatření budou zohledněna v postupech certifikačního orgánu a v pravidelných interních kritických přezkumech (viz Schvalovací a provozní postupy pro certifikační orgány).

7.8 Na všech místech, kde certifikační orgán vykonává činnosti související se Smlouvou o spolupráci a nad nimiž vykonává věcnou kontrolu, musí certifikační orgán umožnit zaměstnancům Nadace ProTerra a/nebo auditorům pověřeným Nadací ProTerra:

• vstupovat na pracoviště, do kanceláří, výrobních a skladovacích prostor a dopravních prostředků během pracovní doby nebo provozní doby;
• provádět inspekce
• kontrolovat a auditovat veškeré dostupné písemné a elektronické obchodní záznamy;
• vyžádat si potřebné informace,
• odebírat vzorky; a
• doprovázet certifikační orgán při auditech a/nebo provádět vlastní kontrolní audity společností, které již byly certifikovány (dozorový audit Nadace ProTerra).

8  Stížnost a odvolání

Řešení sporů se v zásadě provádí v blízkosti zdroje sporu, za účasti zúčastněných stran a za účelem dosažení smírného urovnání. Pokud takového smírného urovnání nelze dosáhnout, použijí se postupy definované v nejnovější verzi Postupu pro vyřizování stížností Nadace ProTerra.

9  Poplatky za certifikát a licenční poplatky

9.1 Uživatel systému je povinen za užívání služeb Nadace ProTerra uhradit následující poplatky:

• Roční členský poplatek umožňuje přístup ke službám nabízeným Nadací ProTerra v souladu s aktuálním členským balíčkem a použitým Standardem. Tento poplatek bude fakturován přímo Nadací ProTerra;
• Poplatek vypočítaný na základě certifikovaného objemu a také poplatek za každé místo auditované v rámci řetězce zkoušek. Uživatelům budou tyto poplatky fakturovány certifikačním orgánem nebo nadací ProTerra.
• Odměna za školení a školicí materiály na základě konkrétních nabídek a smluv.

Aktuální platná verze poplatkového řádu je k dispozici na webových stránkách ProTerra.

Povinnost Uživatele systému platit poplatky smluvně dohodnuté s Certifikačním orgánem zůstává výše uvedenými poplatky nedotčena.

9.2 Nadace ProTerra vybírá poplatky od uživatelů systému v souladu se strukturou poplatků ProTerra fakturací uživatelům systému. Další ujednání o placení poplatků Nadaci ProTerra se dohodnou mezi výkonným ředitelem Nadace ProTerra (nebo sekretariátem) a uživatelem systému.

9.3 Certifikační orgán je povinen uhradit Nadaci ProTerra roční členský poplatek za přidružené členství. Roční členský poplatek je splatný poprvé při uzavření Smlouvy o spolupráci a následně jednou ročně k příslušnému výročí uzavření Smlouvy o spolupráci v souladu s nejnovější verzí Smlouvy o spolupráci.

10  Důvěrné nakládání s údaji a zveřejňování údajů třetích stran

10.1 Nadace ProTerra shromažďuje, ukládá a používá osobní údaje a nezveřejňované firemní údaje v rozsahu nezbytném pro důvěryhodné uplatňování standardů ProTerra se službami definovanými a povolenými právními předpisy nebo nařízenými zákonodárcem.

10.2 Společnost ProTerra bude uchovávat a zpracovávat údaje certifikačního orgánu výhradně pro účely vyplývající ze Smlouvy o spolupráci s ohledem na příslušná zákonná ustanovení a tyto Všeobecné podmínky používání systému ProTerra.

10.3 Nadace ProTerra bude s osobními údaji a nezveřejněnými údaji společnosti nakládat jako s důvěrnými v souladu s ustanoveními platných zákonů o ochraně osobních údajů. Důvěrné nakládání s údaji se vztahuje na zaměstnance Nadace ProTerra, jakož i na všechny nezaměstnané členy výborů a správní rady Nadace ProTerra po dobu jejich výkonu služby a nejméně 5 let po skončení jejich funkčního období.

10.4 Zprávy o certifikátu mohou také obsahovat informace týkající se třetích stran, které nejsou uživateli systému (název společnosti/obchodní název, adresa, země). Tyto údaje jsou předmětem certifikace. Certifikační orgán zajistí, aby uživatel systému tyto údaje poskytl úplně a přesně.

10.5 Certifikační orgán souhlasí se zveřejněním svého názvu, loga, adresy, kontaktní osoby, e-mailové adresy a webové adresy na webových stránkách ProTerra, jakož i v tištěných médiích Nadace ProTerra a dalších veřejných i neveřejných vystoupeních Nadace ProTerra.

Pokud certifikační orgán poskytne osobní údaje týkající se třetích stran, například uvedením kontaktních osob, odpovídá za úplnost a správnost těchto údajů a zajistí, aby Nadace ProTerra byla oprávněna tyto údaje používat, zpřístupňovat veřejnosti a předávat třetím stranám v rámci plnění Smlouvy o spolupráci, aniž by tím byla porušena práva třetích stran. Certifikační orgán odškodní Nadaci ProTerra za veškeré nároky, včetně nároků na náhradu škody, uplatněné vůči společnosti ProTerra třetími stranami z důvodu jakéhokoli porušení jejich práv na základě použití, zveřejnění nebo zpřístupnění těchto údajů třetím stranám.

10.6 S výhradou výše uvedených ustanovení nebudou žádné údaje shromážděné, uložené a používané Nadací ProTerra zpravidla zveřejňovány ani předávány třetím stranám. Tyto údaje (např. včetně, ale nikoli výhradně, auditních zpráv a dokončených auditních zpráv) Nadace ProTerra zveřejní nebo je předá třetím stranám pouze tehdy, pokud certifikační orgán a příslušná třetí strana nebo dotčený Uživatel systému dali výslovný souhlas se zveřejněním nebo předáním těchto údajů, nebo pokud je Nadace ProTerra povinna tyto informace předat ze zákona nebo z důvodu úředních či soudních podmínek či nařízení. Souhlas certifikačního orgánu a třetí strany musí být udělen písemně.

10.7 V případě, že Uživatel systému změní certifikační orgán, je Nadace ProTerra oprávněna předat novému certifikačnímu orgánu veškeré údaje shromážděné společností ProTerra o Uživateli systému v souvislosti s prováděním Používání systému, zejména s ohledem na předchozí certifikace, ověření a audity certifikačního orgánu a/nebo předchozí posouzení integrity.

10.8 Nadace ProTerra je oprávněna používat výsledky auditů pro regionálně agregované informace ve zprávách, na webových stránkách a pro média a zainteresované strany o dodržování standardů ProTerra, aniž by sdělovala jakoukoli jednotlivou společnost, výrobní, zpracovatelskou nebo logistickou jednotku.

10.9 Nadace ProTerra přijímá technická a organizační bezpečnostní opatření k ochraně shromážděných údajů, včetně veškerých osobních údajů, před ztrátou, manipulací nebo neoprávněným přístupem třetích stran. Technické postupy používané v této souvislosti jsou dále rozvíjeny a zdokonalovány v souladu s technologickým pokrokem. Nadace ProTerra však upozorňuje, že není možné zaručit úplnou a absolutní ochranu.

11  Porušení standardů ProTerra uživateli systému

11.1 V případě jakéhokoli porušení Standardů a postupů ProTerra ze strany Uživatele systému je Certifikační orgán povinen co nejdříve po zjištění a podrobně informovat Nadaci ProTerra o události, okolnostech vedoucích k odhalení porušení, spolupráci Uživatele systému při odhalení porušení a opatřeních, která Uživatel systému již přijal za účelem prevence nebo omezení škod a k zajištění budoucího plnění požadavků. Na první žádost Nadace ProTerra Certifikační orgán neprodleně poskytne Nadaci ProTerra veškeré dokumenty související s událostí a písemné prohlášení, zejména s ohledem na závažnost porušení v souladu s Všeobecnými podmínkami používání systému ProTerra platnými pro Uživatele systému, jakož i s ohledem na míru zavinění (jednoduchá nebo hrubá nedbalost, úmysl, podvodné informace).

11.2 Pokud Nadace ProTerra stanoví povinnosti v případě drobných porušení, certifikační orgán ověří plnění těchto povinností v rámci dalšího auditu.

11.3 V případě jakéhokoli zaviněného, ​​závažného porušení Všeobecných podmínek užívání systému ProTerra ze strany Uživatele systému je Certifikační orgán povinen neprodleně prohlásit certifikát Uživatele systému za neplatný a odebrat jej. Nadace ProTerra může rovněž vydat odpovídající pokyny.

11.4 V případě jakéhokoli zaviněného, ​​závažného porušení Všeobecných podmínek používání systému ProTerra certifikačním orgánem může být certifikačnímu orgánu dočasně nebo trvale pozastaveno provádění prací souvisejících s ProTerrou.