Conditions générales d'utilisation du système ProTerra

Préambule

La Fondation ProTerra gère des systèmes mondiaux de vérification et de certification afin de démontrer la responsabilité sociale, la durabilité, les bonnes pratiques agricoles et la traçabilité des produits agricoles, conformément aux réglementations légales et aux accords volontaires. Elle dispense également des formations aux agriculteurs, formateurs et auditeurs, basées sur les normes ProTerra, MRV et Harmony. La Fondation ProTerra mène des projets de recherche dans les domaines de l'agriculture, des produits agricoles et des industries connexes. En tant que propriétaire du système, la Fondation ProTerra n'effectue aucune certification ni vérification. Elle prend toutes les mesures nécessaires pour se conformer aux exigences de ses normes et assure une traçabilité complète et fiable des produits agricoles. Les services basés sur les normes ProTerra, MRV et Harmony (ci-après dénommées « Normes ProTerra ») sont fournis avec un haut niveau de qualité, grâce à une application uniforme des normes à l'échelle mondiale et à un contrôle qualité rigoureux à tous les niveaux.

Les certificats ou déclarations de conformité sont exclusivement délivrés par des organismes de certification reconnus qui ont été approuvés et qui ont signé un accord de coopération avec la Fondation ProTerra.

1  Étendue de l'application et documentation contractuelle

1.1 Les Conditions générales d'utilisation du système ProTerra s'appliquent à toutes les relations commerciales entre l'organisme de certification et la Fondation ProTerra et font partie intégrante de l'accord de coopération conclu entre les deux entités. Tout autre document contractuel sera mentionné dans l'accord de coopération.

1.2 Les conditions générales d’utilisation du système ProTerra régissent l’utilisation des services sur la base des normes ProTerra.

1.3 Toutes conditions générales divergentes de l'organisme de certification ou d'un utilisateur du système sont expressément rejetées.

1.4 Les exigences des organismes de certification et les systèmes de certification et de vérification ProTerra (tels que les normes ProTerra, MRV et Harmony et les protocoles respectifs en vigueur) constituent la base de la coopération et de la certification par l'organisme de certification.

1.5 L’organisme de certification doit être informé de toute modification apportée aux Conditions générales d’utilisation du système ProTerra, aux Lignes directrices et exigences relatives à l’utilisation du logo et des sceaux ProTerra et Harmony Standards, ainsi qu’à la grille tarifaire, au plus tard un mois avant la date d’entrée en vigueur prévue. L’organisme de certification est réputé avoir accepté les modifications s’il ne les refuse pas par écrit avant cette date.

2  Définitions

Dans le présent document, les termes clés suivants ont la signification indiquée. Les termes pertinents non indiqués ici sont définis dans le Protocole applicable :

Les certificats sont des attestations délivrées par un organisme de certification coopératif qui confirment que l'utilisateur du système a satisfait aux exigences des normes ProTerra imposées à son activité.

Le contrat de certification ou contrat de service est le contrat conclu entre l'utilisateur du système et l'organisme de certification ou le fournisseur de services.

L’organisme de certification est un organisme de certification (OC) agréé par la Fondation ProTerra et ayant conclu un accord de coopération avec celle-ci. L’OC est chargé de réaliser les audits de conformité aux normes ProTerra et de délivrer les certificats ou attestations de conformité.

Les logos et sceaux de la Fondation ProTerra comprennent tous les logos inclus dans les directives et exigences relatives à l'utilisation des logos et sceaux ProTerra et Harmony.

Le système de certification et/ou de vérification ProTerra comprend les normes ProTerra, MRV et Harmony ainsi que leurs protocoles respectifs. Leur version en vigueur est publiée sur le site web de la Fondation ProTerra.

Les normes ProTerra comprennent les normes qui appartiennent à la Fondation ProTerra (les normes ProTerra, MRV ou Harmony).

L’utilisateur du système est toute personne physique ou morale ayant conclu un accord avec un organisme de certification ou un fournisseur de services concernant l’utilisation de services (audits de certification, audits d’écart, par exemple), sur la base des normes ProTerra.

3  Droits et devoirs de l'organisme de certification

3.1 Les activités relevant d'un système de certification ProTerra ne peuvent être menées que si l'organisme de certification est agréé par la Fondation ProTerra. Veuillez consulter les procédures d'agrément et de fonctionnement des organismes de certification en vigueur pour plus de détails.

3.2 L’organisme de certification est tenu d’informer ProTerra et de documenter tout changement susceptible d’affecter sa certification. Cela peut inclure les rapports d’audit et de surveillance effectués par l’organisme d’accréditation. ProTerra assurera le suivi et l’évaluation du statut de la certification, notamment la validité des certificats des organismes de certification agréés.

3.3 L’organisme de certification doit informer en temps utile les utilisateurs du système (leurs clients) qu’ils doivent adhérer au réseau ProTerra et accepter les conditions générales d’utilisation du système ProTerra pour conclure un contrat de certification ou de service avec l’organisme de certification en vue de la réalisation de certifications, de vérifications, d’audits d’écart ou d’autres services conformément aux normes ProTerra. L’organisme de certification n’est autorisé à réaliser un audit que si l’utilisateur du système a adhéré au réseau ProTerra.

3.4 L’organisme de certification est responsable de ses décisions et de ses obligations envers ses clients et ne peut sous-traiter celles-ci sans l’approbation préalable de la Fondation ProTerra.

3.5 Les audits doivent être réalisés conformément aux documents applicables et aux normes ProTerra, ainsi qu'aux protocoles d'audit correspondants. La Fondation ProTerra peut donner des instructions contraignantes supplémentaires à l'organisme de certification concernant l'application d'une norme, définir les exigences d'audit et fixer les conditions d'émission des certificats pour l'utilisateur du système.

3.6 Les rapports d’audit doivent être remplis de manière complète et correcte et envoyés à la Fondation ProTerra dans un délai maximum de 30 jours après la date de publication du rapport d’audit à l’entité auditée.

3.7 L’Organisme de Certification est tenu de vérifier, dans le cadre de chaque audit, l’exactitude des informations fournies par l’Utilisateur du Système lors de sa demande d’adhésion au Réseau ProTerra et/ou lors de toute mise à jour ultérieure de ces informations, et d’informer la Fondation ProTerra par courriel de toute modification, au plus tard lors de la transmission des documents de certification. Cette obligation s’applique également si l’Organisme de Certification a connaissance d’une modification de ces informations en dehors d’un audit.

3.8 L’organisme de certification doit fournir en temps opportun à la Fondation ProTerra toutes les informations nécessaires relatives à ses activités associées à ProTerra Systems, comme indiqué dans le contrat et dans les procédures d’approbation et d’exploitation des organismes de certification.

3.9 L’organisme de certification est tenu de permettre la réalisation d’évaluations d’intégrité à la demande de la Fondation ProTerra. Ces évaluations sont organisées au cas par cas, en tenant compte des audits programmés au moment de la demande. En cas d’audit de surveillance mené par l’organisme de certification, ce dernier est tenu de transmettre à la Fondation ProTerra les documents requis dans le cadre de cet audit.

3.10 L’organisme de certification doit désigner un interlocuteur principal (et son délégué) par unité commerciale ou région, qui sera le responsable du compte clé pour la Fondation ProTerra. Outre la responsabilité de l’amélioration opérationnelle et du contrôle de tous les documents à transmettre à la Fondation ProTerra, l’interlocuteur principal est chargé, à la demande du secrétariat de la Fondation ProTerra, de fournir des données complémentaires dans un délai de 30 jours ouvrables.

3.11 L’organisme de certification doit promouvoir une recertification en temps opportun de l’utilisateur du système.

4  Droits et devoirs de l'utilisateur du système

Pour utiliser les services liés aux normes ProTerra, l'utilisateur du système doit accepter les présentes conditions générales d'utilisation du système ProTerra et s'inscrire en tant que membre du réseau de la Fondation ProTerra.

Tout contrat de certification, de vérification ou de service sera exécuté après l'envoi par courriel de la confirmation d'inscription de l'utilisateur du système.

4.1 L’utilisateur du système est autorisé à utiliser les services liés aux normes ProTerra. Sans inscription et acceptation formelle des présentes conditions générales d’utilisation du système ProTerra, l’organisme de certification ou le prestataire de services partenaire n’est pas habilité à délivrer de certification ni de vérification, ni à fournir d’autres services fondés sur les normes ProTerra.

4.2 L’utilisateur du système peut utiliser les logos et sceaux de la Fondation ProTerra à des fins de communication, conformément aux versions applicables des Lignes directrices relatives à l’utilisation des logos et sceaux de la Fondation ProTerra, après avoir obtenu l’autorisation écrite, explicite et préalable de la Fondation ProTerra. Le droit d’utiliser le logo n’inclut pas expressément son utilisation sur les produits.

4.3 L’utilisateur du système doit fournir à l’organisme de certification toutes les données et tous les documents pertinents aux audits et autoriser l’accès à ces sites, installations et équipements, selon les besoins pour la bonne exécution des travaux d’audit ou d’évaluation.

4.4 L’utilisateur du système doit permettre à un représentant de la Fondation ProTerra ou à un auditeur indépendant désigné par la Fondation ProTerra de participer aux audits effectués par l’organisme de certification pour la certification, la vérification, la recertification ou les audits d’écart.

4.5 À la demande de la Fondation ProTerra, l’Utilisateur du Système autorisera la réalisation d’évaluations d’intégrité par ProTerra ou des auditeurs indépendants, conformément au Programme d’intégrité de ProTerra. La Fondation ProTerra informera l’Utilisateur de sa demande, en lui proposant une date d’évaluation, quatre semaines avant cette date, par écrit ou par courriel. Si l’Utilisateur ne peut confirmer la date proposée, il devra communiquer immédiatement au Secrétariat de la Fondation ProTerra deux autres dates dans un délai de deux mois à compter de la réception de la notification écrite. Les représentants de la Fondation ProTerra ou les auditeurs mandatés par elle pour la réalisation de l’évaluation d’intégrité seront :

• Accès accordé aux propriétés, aux locaux commerciaux, aux salles d'opération et aux salles de stockage ainsi qu'aux moyens de transport pendant les heures de travail ;
• Autorisé à effectuer des inspections des propriétés, des locaux et des moyens de transport ;
• Autorisé à consulter la documentation commerciale pertinente disponible sous forme écrite et électronique ;
• Toutes les informations pertinentes ont été fournies.

5  Droits et devoirs de la Fondation ProTerra

La Fondation ProTerra :

5.1 Fournit les normes ProTerra, les protocoles respectifs ainsi que les directives et formations associées. Les versions applicables des normes et des protocoles respectifs sont disponibles sur le site web de ProTerra ;

5.2 Est en droit d’ajuster et de réviser périodiquement les Normes ProTerra et les Protocoles respectifs. Toute révision des Normes fera l’objet d’un processus transparent et participatif et sera reconnue par le Comité des normes et de la certification de la Fondation ProTerra et approuvée par le Conseil d’administration de la Fondation ProTerra ;

5.3 La Fondation ProTerra est autorisée à faire figurer le nom et le logo de l'entreprise de l'Utilisateur du Système dans la liste des membres et à les publier sur Internet et dans la presse écrite. Elle ne peut utiliser ces informations d'aucune autre manière sans l'accord écrit de l'Utilisateur du Système.

5.4 La Fondation ProTerra n’émet aucun certificat et n’est pas responsable de la validité des certificats individuels délivrés par les organismes de certification ; cependant, sur la base de l’accord de coopération existant entre la Fondation ProTerra et les organismes de certification, la Fondation ProTerra est en droit de donner des instructions générales contraignantes aux organismes de certification concernant l’application des normes ProTerra et de leur protocole respectif.

6  Utilisation des logos et sceaux de la Fondation ProTerra

6.1 L’organisme de certification a le droit et l’obligation de veiller à la bonne utilisation des logos de la Fondation ProTerra sur les certificats délivrés.

6.2 L’organisme de certification vérifie l’utilisation correcte des logos du système ProTerra dans les documents imprimés, sur le site web de l’utilisateur du système ou sur tout autre support de communication. Toute utilisation abusive ou toute contrefaçon des logos de la Fondation ProTerra doit être signalée par l’organisme de certification à la Fondation ProTerra, que ce soit lors d’un audit ou suite à une notification. L’obligation d’informer ProTerra de toute utilisation abusive ou contrefaçon des logos et sceaux de la Fondation ProTerra s’étend également, le cas échéant, à toute utilisation abusive par un tiers.

6.3 Si l'Utilisateur du Système souhaite utiliser les logos du Système ProTerra d'une autre manière, notamment sous forme de sceaux apposés sur un produit, l'Organisme de Certification en informera la Fondation ProTerra. Un accord relatif à l'utilisation des logos et sceaux de la Fondation ProTerra sera alors conclu directement entre la Fondation ProTerra et l'Utilisateur du Système. Les droits exclusifs de la Fondation ProTerra sur les logos et sceaux demeurent inchangés.

7  Programme d’intégrité et droits d’accès et d’inspection

7.1 Afin de garantir un processus d’audit, de certification ou de vérification cohérent et objectif par tous les organismes de certification partenaires, la Fondation ProTerra peut réaliser des évaluations d’intégrité. Ces audits sont planifiés de manière aléatoire ou ciblée en fonction de l’évaluation des risques ou des réactions aux plaintes.

7.2 L’évaluation d’intégrité s’applique à la certification, au renouvellement de certification, à la vérification, aux audits d’écart, à la formation et à tout service basé sur la norme ProTerra spécifique utilisée. L’évaluation porte sur le travail effectué par les organismes de certification, sans aucune obligation envers l’utilisateur du système.

7.3 Une fois que la date de l’évaluation d’intégrité est convenue avec l’organisme de certification (et l’utilisateur du système le cas échéant – dans le cas d’un audit parallèle ou d’audits de surveillance), la Fondation ProTerra (ou ses auditeurs) préparera et soumettra à l’organisme de certification le plan d’évaluation d’intégrité, qui indiquera les sujets qui seront abordés au cours de l’évaluation.

7.4 Un audit parallèle est un audit au cours duquel les auditeurs de ProTerra accompagnent les auditeurs de l'organisme de certification afin d'observer leur performance et leur conformité aux exigences de la norme et du protocole spécifiques. Les auditeurs de ProTerra n'interviennent pas dans le déroulement de l'audit de l'organisme de certification. À l'issue de l'audit, ProTerra présente à l'organisme de certification la liste de ses constatations et recommandations relatives au processus d'audit.

7.5 Un audit de surveillance est un audit au cours duquel les auditeurs de ProTerra inspectent un utilisateur du système et effectuent des contrôles ponctuels sur les points couverts par les normes afin de vérifier la fiabilité du travail réalisé par l'organisme de certification (OC) en matière d'identification des non-conformités. L'OC peut désigner un auditeur pour observer l'audit en parallèle ; toutefois, cet auditeur n'est pas autorisé à intervenir dans le processus et n'a qu'un rôle d'observateur. Un rapport d'audit, contenant la liste des constatations et des recommandations relatives au processus d'audit, doit être remis à l'OC.

7.6 Un audit administratif est un audit au cours duquel les auditeurs de la Fondation ProTerra examinent le système de gestion d'un organisme certifié ProTerra chargé des activités liées aux normes ProTerra. Cet audit peut être réalisé dans les locaux administratifs de l'organisme ou à distance. Un rapport d'audit, contenant une liste de constatations et de recommandations relatives au système de gestion, est remis à l'organisme certifié.

7.7 L’organisme de certification dispose d’un délai maximal de 30 jours ouvrables pour répondre au rapport d’audit de la Fondation ProTerra et présenter un plan d’actions correctives pour les non-conformités. Ce plan doit détailler les actions correctives proposées et le calendrier de leur mise en œuvre. La Fondation ProTerra attend que les recommandations et les actions d’amélioration soient prises en compte dans les procédures de l’organisme de certification et ses revues critiques internes périodiques (voir les procédures d’agrément et opérationnelles des organismes de certification).

7.8 Sur tous les sites où l’Organisme de Certification exerce des activités liées à l’Accord de Coopération et sur lesquels il exerce un contrôle matériel, l’Organisme de Certification doit permettre aux employés de la Fondation ProTerra et/ou aux auditeurs mandatés par la Fondation ProTerra :

• pénétrer sur les sites, dans les bureaux, les locaux de production et de stockage et les moyens de transport pendant les heures de travail ou les heures d'ouverture ;
• effectuer des inspections
• inspecter et vérifier tous les documents commerciaux pertinents, écrits et électroniques, disponibles ;
• pour demander les informations nécessaires,
• prélever des échantillons; et
• pour accompagner l’organisme de certification lors des audits et/ou réaliser ses propres audits de contrôle des entreprises déjà certifiées (audit de surveillance par la Fondation ProTerra).

8  Plainte et appel

En principe, les conflits doivent être résolus au plus près de leur origine, avec la participation des parties concernées, afin de parvenir à un règlement amiable. Si un tel règlement amiable s'avère impossible, les procédures définies dans la dernière version de la Procédure de traitement des réclamations de la Fondation ProTerra s'appliquent.

9  Frais de certificat et frais de licence

9.1 L’utilisateur du système devra s’acquitter des frais suivants pour l’utilisation des services de la Fondation ProTerra :

• Une cotisation annuelle donne accès aux services offerts par la Fondation ProTerra, selon la formule d'adhésion et le standard utilisés. Cette cotisation sera facturée directement par la Fondation ProTerra.
• Des frais calculés en fonction du volume certifié, ainsi que des frais par site audité tout au long de la chaîne de traçabilité, seront facturés aux utilisateurs par l'organisme de certification ou la Fondation ProTerra.
• Rémunération des formations et du matériel pédagogique, selon les offres et contrats spécifiques.

La version actuellement en vigueur de la grille tarifaire est disponible sur le site web de ProTerra.

L’obligation de l’utilisateur du système de payer les frais convenus contractuellement avec l’organisme de certification reste inchangée par les frais mentionnés ci-dessus.

9.2 La Fondation ProTerra perçoit les redevances des utilisateurs du système conformément à sa grille tarifaire, en les facturant à ces derniers. Tout autre mode de paiement des redevances à la Fondation ProTerra doit faire l'objet d'un accord entre le directeur général de la Fondation ProTerra (ou son secrétariat) et l'utilisateur du système.

9.3 L’organisme de certification doit verser à la Fondation ProTerra la cotisation annuelle d’adhésion. Cette cotisation est due une première fois lors de la conclusion de l’accord de coopération, puis annuellement à la date anniversaire de cette conclusion, conformément à la version la plus récente de l’accord.

10  Traitement et publication de données confidentielles de tiers

10.1 La Fondation ProTerra collecte, stocke et utilise les données personnelles et les données non publiées de l'entreprise dans la mesure nécessaire à une application crédible des normes ProTerra avec les services définis et autorisés par la réglementation légale ou ordonnés par le législateur.

10.2 ProTerra stockera et traitera exclusivement les données de l'organisme de certification aux fins découlant de l'accord de coopération, en tenant compte des dispositions légales pertinentes et des présentes conditions générales d'utilisation du système ProTerra.

10.3 La Fondation ProTerra traitera les données personnelles et les données non publiées de l'entreprise comme confidentielles, conformément aux dispositions de la législation applicable en matière de protection des données. Ce traitement confidentiel des données concerne le personnel de la Fondation ProTerra, ainsi que tous les membres non salariés des comités et du conseil d'administration de la Fondation ProTerra, pendant toute la durée de leur mandat et pendant au moins cinq ans après la cessation de celui-ci.

10.4 Les rapports de certification peuvent également inclure des informations concernant des tiers qui ne sont pas des utilisateurs du système (raison sociale, adresse, pays). Ces données font l'objet de la certification. L'organisme de certification s'assure que l'utilisateur du système fournit ces données de manière complète et exacte.

10.5 L’organisme de certification accepte la publication de son nom, de son logo, de son adresse, de son point de contact, de son adresse électronique et de son adresse Web sur le site Web de ProTerra ainsi que dans les médias imprimés de la Fondation ProTerra et lors d’autres apparitions publiques et non publiques de la Fondation ProTerra.

Si l’organisme de certification fournit des données personnelles concernant des tiers, par exemple en désignant des personnes de contact, il est responsable de l’exhaustivité et de l’exactitude de ces données et doit s’assurer que la Fondation ProTerra est autorisée à les utiliser, à les rendre publiques et à les transmettre à des tiers dans le cadre de l’exécution de l’accord de coopération, sans porter atteinte aux droits de ces tiers. L’organisme de certification indemnisera et dégagera de toute responsabilité la Fondation ProTerra contre toute réclamation, y compris les demandes d’indemnisation pour dommages et intérêts, formulée à son encontre par des tiers en raison d’une violation de leurs droits fondée sur l’utilisation, la publication ou la divulgation de ces données à des tiers.

10.6 Sous réserve des stipulations ci-dessus, les données collectées, stockées et utilisées par la Fondation ProTerra ne sont en règle générale ni rendues publiques ni transmises à des tiers. Ces données (notamment les rapports d'audit, y compris les rapports d'audit finalisés) ne sont rendues publiques par la Fondation ProTerra ou transmises à des tiers que si l'organisme de certification et le tiers ou l'utilisateur du système concerné y ont expressément consenti, ou si la Fondation ProTerra y est légalement tenue ou en vertu d'une injonction judiciaire ou officielle. Le consentement de l'organisme de certification et du tiers doit être donné par écrit.

10.7 Si l'Utilisateur du Système change d'Organisme de Certification, la Fondation ProTerra sera en droit de transmettre au nouvel Organisme de Certification toutes les données collectées par ProTerra concernant l'Utilisateur du Système dans le cadre de l'utilisation du Système, notamment en ce qui concerne les certifications, vérifications et audits précédents de l'Organisme de Certification et/ou les évaluations d'intégrité précédentes.

10.8 La Fondation ProTerra est autorisée à utiliser les résultats des audits pour des informations agrégées au niveau régional dans des rapports, sur le site web et à destination des médias et des parties prenantes intéressées concernant la conformité aux normes ProTerra sans divulguer aucune entreprise individuelle, unité de production, de transformation ou de logistique.

10.9 La Fondation ProTerra met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger les données collectées, y compris les données personnelles, contre la perte, la manipulation ou l'accès non autorisé par des tiers. Les procédures techniques utilisées à cet égard sont constamment développées et améliorées en fonction des progrès technologiques. La Fondation ProTerra souligne toutefois qu'une protection absolue et infaillible ne peut être garantie.

11  Infractions aux normes ProTerra par les utilisateurs du système

11.1 En cas de manquement de l'Utilisateur du Système aux Normes et Procédures ProTerra, l'Organisme de Certification est tenu d'en informer la Fondation ProTerra dans les plus brefs délais dès sa découverte, en fournissant des informations détaillées sur l'événement, les circonstances ayant permis de constater le manquement, la coopération de l'Utilisateur du Système dans cette découverte et les mesures déjà prises par ce dernier pour prévenir ou limiter les dommages et garantir le respect futur des exigences. À la première demande de la Fondation ProTerra, l'Organisme de Certification lui fournira sans délai tous les documents relatifs à l'événement et une déclaration écrite, notamment concernant la gravité du manquement au regard des Conditions Générales d'Utilisation du Système ProTerra applicables à l'Utilisateur, ainsi que le degré de faute (négligence simple ou lourde, intention, informations frauduleuses).

11.2 Si la Fondation ProTerra définit des obligations en cas d’infractions mineures, l’Organisme de Certification vérifiera le respect de ces obligations dans le cadre du prochain audit.

11.3 En cas de manquement grave et fautif aux Conditions Générales d'Utilisation du Système ProTerra par l'Utilisateur, l'Organisme de Certification sera tenu de déclarer sans délai le certificat de l'Utilisateur nul et non avenu et de le retirer. La Fondation ProTerra pourra également émettre des instructions en conséquence.

11.4 En cas de violation grave et fautive des conditions générales d'utilisation du système ProTerra par l'organisme de certification, ce dernier pourra être suspendu temporairement ou définitivement de toute activité liée à ProTerra.