Condizioni generali di utilizzo del sistema ProTerra

Preambolo

La Fondazione ProTerra gestisce sistemi globali di verifica e certificazione per dimostrare la responsabilità sociale, la sostenibilità, le buone pratiche agricole e i requisiti di tracciabilità dei prodotti agricoli, in ottemperanza a normative di legge o accordi volontari. Inoltre, la Fondazione ProTerra offre formazione ad agricoltori, formatori e auditor sulla base degli standard ProTerra, MRV e Harmony. La Fondazione ProTerra sviluppa progetti di ricerca nel settore dell'agricoltura, dei prodotti agricoli e delle industrie correlate. In qualità di Titolare del Sistema, la Fondazione ProTerra non svolge direttamente attività di certificazione o verifica. La Fondazione ProTerra adotta tutte le misure necessarie conformi ai requisiti dei propri standard e garantisce la completa tracciabilità dei prodotti agricoli in modo affidabile. I servizi basati sugli standard ProTerra, MRV e Harmony (di seguito denominati "Standard ProTerra") sono forniti ad un elevato livello qualitativo. Ciò è garantito da un'applicazione uniforme a livello mondiale degli Standard ProTerra e da un monitoraggio della qualità a tutti i livelli.

I certificati o le dichiarazioni di conformità vengono rilasciati esclusivamente da organismi di certificazione riconosciuti, approvati e che hanno stipulato un accordo di cooperazione con la Fondazione ProTerra.

1 Ambito di applicazione e documentazione contrattuale

1.1 Le Condizioni generali di utilizzo del sistema ProTerra si applicano a tutti i rapporti commerciali tra l'ente di certificazione e la Fondazione ProTerra e costituiscono parte integrante dell'accordo di cooperazione tra le due entità. Ulteriori documenti contrattuali saranno menzionati nell'accordo di cooperazione.

1.2 Le Condizioni generali di utilizzo del sistema ProTerra regolano l'utilizzo dei servizi in base agli standard ProTerra.

1.3 Qualsiasi disposizione contraria alle Condizioni Generali dell'Ente di Certificazione o di un Utente del Sistema è esplicitamente respinta.

1.4 I requisiti degli organismi di certificazione e i sistemi di certificazione e verifica ProTerra (quali gli standard ProTerra, MRV e Harmony e i rispettivi protocolli in vigore) costituiranno la base per la cooperazione e la certificazione da parte dell'organismo di certificazione.

1.5 L'organismo di certificazione deve essere informato di eventuali modifiche alle Condizioni generali di utilizzo del sistema ProTerra, alle Linee guida e ai requisiti per l'uso del logo e dei sigilli ProTerra e Harmony Standards e alla struttura tariffaria, entro e non oltre un mese prima della data di entrata in vigore prevista. L'organismo di certificazione si considera aver accettato le modifiche qualora non ne comunichi il rifiuto per iscritto prima della data di entrata in vigore prevista.

2 Definizioni

Nel presente documento, i seguenti termini chiave hanno il significato indicato. I termini rilevanti non indicati nel presente documento sono definiti nel Protocollo applicabile:

I certificati sono attestazioni rilasciate da un organismo di certificazione cooperativo che confermano che l'utente del sistema ha soddisfatto i requisiti degli standard ProTerra imposti alla propria attività.

Il Contratto di Certificazione o Contratto di Servizio è il contratto stipulato tra l'Utente del Sistema e l'Ente di Certificazione o il Fornitore di Servizi.

L'organismo di certificazione è un organismo di certificazione (CB) approvato dalla Fondazione ProTerra che ha stipulato un accordo di cooperazione con la Fondazione ProTerra. L'organismo di certificazione è responsabile della conduzione di audit di conformità agli standard ProTerra e del rilascio di certificati o lettere di verifica.

I loghi e i sigilli della Fondazione ProTerra includono tutti i loghi indicati nelle Linee guida e nei requisiti per l'uso dei loghi e dei sigilli ProTerra e Harmony.

Il sistema di certificazione e/o verifica ProTerra comprende gli standard ProTerra, MRV e Harmony e i relativi protocolli. Essi sono pubblicati nella versione attualmente in vigore sul sito web della Fondazione ProTerra.

Gli standard ProTerra includono gli standard di proprietà della Fondazione ProTerra (gli standard ProTerra, MRV o Harmony).

Per Utente del Sistema si intende qualsiasi persona fisica o giuridica che abbia stipulato un accordo con un Ente di Certificazione o un Fornitore di Servizi in merito all'utilizzo di servizi (ad esempio, audit di certificazione, audit di verifica delle lacune), basati sugli Standard ProTerra.

3 Diritti e doveri dell'organismo di certificazione

3.1 Le attività svolte nell'ambito di qualsiasi sistema di certificazione ProTerra possono essere eseguite solo se l'organismo di certificazione è approvato dalla Fondazione ProTerra. Si prega di consultare le Procedure operative e di approvazione per gli organismi di certificazione in vigore per ulteriori dettagli.

3.2 L'organismo di certificazione è tenuto a informare ProTerra e a documentare qualsiasi modifica che possa influire sulla sua certificazione. Ciò può includere rapporti di audit e di sorveglianza da parte dell'organismo di accreditamento. ProTerra monitorerà e valuterà lo stato della certificazione, inclusa la validità dei certificati degli organismi di certificazione approvati.

3.3 L'Ente di Certificazione informerà tempestivamente gli Utenti del Sistema (i propri clienti) che, per poter stipulare un Contratto di Certificazione o di Servizio con l'Ente di Certificazione per l'esecuzione di certificazioni, verifiche, audit di lacune o altri servizi ai sensi degli Standard ProTerra, dovranno presentare domanda di adesione alla Rete ProTerra e accettare le Condizioni Generali di Utilizzo del Sistema ProTerra. L'Ente di Certificazione sarà autorizzato a eseguire un audit solo se l'Utente del Sistema ha presentato domanda di adesione alla Rete ProTerra.

3.4 L'ente di certificazione è responsabile delle proprie decisioni e dei propri obblighi nei confronti dei clienti e non può subappaltarli se non previa approvazione della Fondazione ProTerra.

3.5 Gli audit devono essere eseguiti in conformità con i rispettivi documenti applicabili, gli Standard ProTerra e i relativi Protocolli di Audit. La Fondazione ProTerra può fornire ulteriori istruzioni vincolanti all'Ente di Certificazione in merito all'applicazione di uno Standard, definire i requisiti di audit e stabilire le condizioni per l'Utente del Sistema in base alle quali devono essere rilasciati i certificati.

3.6 I rapporti di audit devono essere compilati in modo completo e corretto e inviati alla Fondazione ProTerra entro un massimo di 30 giorni dalla data di emissione del rapporto di audit all'ente sottoposto ad audit.

3.7 L'organismo di certificazione è tenuto a verificare, nell'ambito di ogni audit, la correttezza delle informazioni fornite dall'utente del sistema durante la domanda di adesione alla rete ProTerra e/o qualsiasi successivo aggiornamento di tali informazioni e a notificare alla Fondazione ProTerra, tramite e-mail, qualsiasi modifica, al più tardi contestualmente all'invio dei documenti di certificazione. Tale obbligo sussiste anche qualora l'organismo di certificazione venga a conoscenza di una modifica di tali informazioni al di fuori di un audit.

3.8 L'organismo di certificazione dovrà fornire tempestivamente a ProTerra Foundation tutte le informazioni necessarie relative alle sue attività associate a ProTerra Systems, come indicato nel contratto e nelle Procedure di approvazione e operative per gli organismi di certificazione.

3.9 L'organismo di certificazione è tenuto a consentire e autorizzare le valutazioni di integrità qualora richieste dalla Fondazione ProTerra. Tali valutazioni saranno organizzate caso per caso, tenendo conto degli audit programmati al momento della richiesta. In caso di audit di sorveglianza da parte dell'organismo di certificazione, quest'ultimo è tenuto a trasmettere alla Fondazione ProTerra la documentazione richiesta nell'ambito dell'audit di sorveglianza.

3.10 L'ente di certificazione deve nominare per ciascuna unità aziendale o regione una persona di contatto principale (e il suo delegato), definita come Key Account Manager per la Fondazione ProTerra. Oltre ad essere responsabile del miglioramento operativo e del controllo di tutta la documentazione necessaria da inviare alla Fondazione ProTerra, la persona di contatto principale, se richiesta dalla Segreteria della Fondazione ProTerra, è tenuta a inviare dati aggiuntivi entro 30 giorni lavorativi.

3.11 L'organismo di certificazione promuoverà la ricertificazione tempestiva dell'utente del sistema.

4 Diritti e doveri dell'utente del sistema

Il prerequisito per l'utilizzo dei servizi relativi agli standard ProTerra da parte dell'Utente del Sistema è l'accettazione delle presenti Condizioni generali di utilizzo del Sistema ProTerra, nonché la registrazione come membro della rete della Fondazione ProTerra.

Qualsiasi contratto di certificazione, verifica o servizio si intenderà concluso a seguito dell'invio, tramite e-mail, della conferma di registrazione dell'Utente del Sistema.

4.1 L'Utente del Sistema ha il diritto di utilizzare i servizi relativi agli Standard ProTerra. Senza la registrazione e l'accettazione formale delle presenti Condizioni Generali di Utilizzo del Sistema ProTerra, l'Ente di Certificazione Cooperante o il Fornitore di Servizi non saranno autorizzati a rilasciare certificazioni e verifiche o a fornire altri servizi basati sugli Standard ProTerra.

4.2 L'Utente del Sistema può utilizzare i Loghi e i Sigilli della Fondazione ProTerra per le comunicazioni in base alle versioni applicabili delle Linee guida per l'uso dei Loghi e dei Sigilli della Fondazione ProTerra, previo consenso esplicito e scritto della Fondazione ProTerra. Il diritto di utilizzare il Logo non include espressamente l'uso del Logo e/o del Sigillo sui prodotti.

4.3 L'Utente del Sistema dovrà fornire all'Ente di Certificazione tutti i dati e i documenti pertinenti agli audit e consentire l'accesso ai siti, alle strutture e alle attrezzature, nella misura necessaria per la corretta esecuzione del lavoro di audit o di valutazione.

4.4 L'Utente del Sistema dovrà consentire a un rappresentante della Fondazione ProTerra o a un revisore indipendente incaricato dalla Fondazione ProTerra di partecipare agli audit eseguiti dall'Ente di Certificazione per la certificazione, la verifica, la ricertificazione o gli audit di integrazione.

4.5 Se richiesto dalla Fondazione ProTerra, l'Utente del Sistema dovrà consentire a ProTerra o a revisori indipendenti di effettuare valutazioni di integrità in conformità al Programma di Integrità di ProTerra. La Fondazione ProTerra comunicherà all'Utente del Sistema la richiesta, indicando una data proposta per la valutazione, con quattro settimane di anticipo rispetto alla data effettiva, per iscritto o via e-mail. Qualora l'Utente del Sistema non possa confermare la data proposta, dovrà comunicare immediatamente alla Segreteria della Fondazione ProTerra due date alternative entro due mesi dal ricevimento della comunicazione scritta. I rappresentanti della Fondazione ProTerra o i revisori incaricati dalla Fondazione ProTerra di effettuare la valutazione di integrità saranno:

Accesso consentito alle proprietà, ai locali commerciali, alle sale operatorie e ai magazzini, nonché ai mezzi di trasporto durante l'orario di lavoro;
Autorizzato a effettuare ispezioni di immobili, locali e mezzi di trasporto;
È consentito esaminare la documentazione aziendale pertinente disponibile in formato cartaceo ed elettronico;
Fornite tutte le informazioni pertinenti richieste.

5 Diritti e doveri della Fondazione ProTerra

La Fondazione ProTerra:

5.1 Fornisce gli standard ProTerra, i relativi protocolli e le linee guida e la formazione di supporto. Le versioni applicabili degli standard e dei relativi protocolli sono disponibili sul sito web di ProTerra;

5.2 Ha il diritto di adeguare e rivedere periodicamente gli Standard ProTerra e i relativi Protocolli. Qualsiasi revisione degli Standard dovrà essere sottoposta a un processo trasparente e partecipativo e dovrà essere riconosciuta dal Comitato per gli Standard e la Certificazione della Fondazione ProTerra e approvata dal Consiglio di amministrazione della Fondazione ProTerra;

5.3 ProTerra Foundation avrà il diritto di inserire il nome e il logo dell'azienda dell'Utente del Sistema nell'elenco dei membri e di pubblicarli su internet e sui media cartacei. ProTerra Foundation non avrà il diritto di utilizzare le informazioni in alcun altro modo senza il consenso scritto dell'Utente del Sistema.

5.4 Non rilascia alcun certificato, né è responsabile della validità dei singoli certificati rilasciati dagli Enti di Certificazione; tuttavia, in base all'accordo di cooperazione esistente tra la Fondazione ProTerra e gli Enti di Certificazione, la Fondazione ProTerra ha il diritto di fornire istruzioni generali vincolanti agli Enti di Certificazione in merito all'applicazione degli Standard ProTerra e del relativo Protocollo.

6 Utilizzo dei loghi e dei sigilli della Fondazione ProTerra

6.1 L'organismo di certificazione ha il diritto e l'obbligo di garantire il corretto utilizzo dei loghi della Fondazione ProTerra sui certificati rilasciati.

6.2 L'organismo di certificazione verifica il corretto utilizzo dei loghi del sistema ProTerra su materiale stampato, sul sito web dell'utente del sistema o su qualsiasi altro mezzo di comunicazione. L'uso improprio o la violazione dei loghi della Fondazione ProTerra devono essere segnalati dall'organismo di certificazione alla Fondazione ProTerra, anche qualora rilevati durante un audit o a seguito di una notifica. L'obbligo di informare ProTerra dell'uso improprio o della violazione dei loghi e dei sigilli della Fondazione ProTerra, ove applicabile, si estende anche all'uso improprio da parte di terzi.

6.3 Qualora l'Utente del Sistema desideri utilizzare i loghi del Sistema ProTerra in qualsiasi altro modo, in particolare sotto forma di sigilli su un prodotto, l'Ente di Certificazione dovrà informarne la Fondazione ProTerra. In tal caso, un accordo sull'utilizzo dei loghi e dei sigilli della Fondazione ProTerra dovrà essere stipulato direttamente tra la Fondazione ProTerra e l'Utente del Sistema. I diritti esclusivi della Fondazione ProTerra sui loghi e sui sigilli rimarranno impregiudicati.

7 Programma di integrità e diritti di accesso e ispezione

7.1 Al fine di garantire un processo di audit e certificazione o verifica coerente e obiettivo da parte di tutti gli organismi di certificazione cooperanti, la Fondazione ProTerra può effettuare valutazioni di integrità. Tali audit sono pianificati in modo casuale o mirato in base alla valutazione del rischio o alle reazioni ai reclami.

7.2 La valutazione dell'integrità si applica alla certificazione, al rinnovo della certificazione, alla verifica, agli audit delle lacune, alla formazione o a qualsiasi servizio basato sullo specifico Standard ProTerra utilizzato. L'attenzione della valutazione è focalizzata sul lavoro svolto dagli Enti di Certificazione, senza che sorga alcun obbligo nei confronti dell'Utente del Sistema.

7.3 Una volta concordata la data della Valutazione di Integrità con l'Organismo di Controllo (e con l'Utente del Sistema, se applicabile – in caso di audit ombra o audit di sorveglianza), la Fondazione ProTerra (o i suoi revisori) preparerà e invierà all'Organismo di Controllo il Piano di Valutazione di Integrità, che indicherà gli argomenti che saranno trattati durante la valutazione.

7.4 Un audit "ombra" è un audit in cui gli auditor di ProTerra accompagnano gli auditor dell'organismo di certificazione (CB) per osservarne le prestazioni e la conformità ai requisiti dello standard e del protocollo specifici. Gli auditor di ProTerra non interferiranno con lo svolgimento dell'audit dell'organismo di certificazione. Al termine dell'audit, ProTerra presenterà all'organismo di certificazione un elenco dei risultati e delle raccomandazioni relative al processo di audit.

7.5 Un audit di sorveglianza è un audit in cui gli auditor di ProTerra ispezioneranno un Utente del Sistema ed effettueranno controlli a campione sugli argomenti trattati dagli Standard per verificare la solidità del lavoro svolto dall'organismo di certificazione (CB) in termini di identificazione delle non conformità. L'organismo di certificazione può inviare un auditor in qualità di osservatore; tuttavia, tale auditor non è autorizzato a interferire con il processo ed è solo un osservatore. Un rapporto di audit deve essere consegnato all'organismo di certificazione (CB) con un elenco di risultati e raccomandazioni relativi al processo di audit.

7.6 Un audit amministrativo è un audit in cui i revisori della Fondazione ProTerra ispezionano il sistema di gestione di un organismo di certificazione (CB) per la gestione delle attività relative agli standard ProTerra. Questo può essere fatto presso la sede amministrativa dell'organismo di certificazione o da remoto. All'organismo di certificazione deve essere consegnato un rapporto di audit contenente un elenco di rilievi e raccomandazioni relativi al sistema di gestione.

7.7 L'organismo di certificazione (CB) avrà a disposizione fino a 30 giorni lavorativi per rispondere al rapporto di audit della Fondazione ProTerra, presentando anche un piano di azioni correttive per le non conformità. Tale piano dovrà specificare nel dettaglio le azioni correttive proposte e la tempistica per la loro attuazione. La Fondazione ProTerra si aspetta che le raccomandazioni e le azioni di miglioramento siano recepite nelle procedure dell'organismo di certificazione e nelle revisioni critiche interne periodiche (fare riferimento alle Procedure di approvazione e operative per gli organismi di certificazione).

7.8 In tutti i luoghi in cui l'organismo di certificazione svolge attività connesse all'accordo di cooperazione e in cui esercita un controllo materiale, l'organismo di certificazione deve consentire ai dipendenti della Fondazione ProTerra e/o ai revisori incaricati dalla Fondazione ProTerra di:

accedere a siti, uffici, locali di produzione e stoccaggio e mezzi di trasporto durante l'orario di lavoro o l'orario operativo;
effettuare ispezioni
Ispezionare e verificare tutta la documentazione aziendale pertinente, sia cartacea che elettronica;
per richiedere le informazioni necessarie,
prelevare campioni; e
accompagnare l'ente di certificazione durante gli audit e/o svolgere i propri audit di controllo presso aziende già certificate (audit di sorveglianza da parte della Fondazione ProTerra).

8 Reclamo e ricorso

In linea di principio, la risoluzione dei conflitti dovrebbe avvenire in prossimità del luogo in cui si è verificata la controversia, con la partecipazione delle parti coinvolte e al fine di raggiungere una soluzione amichevole. Qualora non sia possibile raggiungere una soluzione amichevole, si applicano le procedure definite nell'ultima versione della Procedura di Reclamo della Fondazione ProTerra.

9 Costi dei certificati e delle licenze

9.1 L'Utente del Sistema dovrà corrispondere le seguenti tariffe per l'utilizzo dei servizi di ProTerra Foundation:

La quota associativa annuale dà accesso ai servizi offerti dalla Fondazione ProTerra in base al pacchetto di abbonamento e allo standard applicati. Tale quota verrà fatturata direttamente dalla Fondazione ProTerra;
Una tariffa basata sul volume certificato, nonché una tariffa per ogni sito sottoposto a verifica lungo la Catena di Custodia. Gli utenti riceveranno la fattura per tali tariffe dall'Ente di Certificazione o dalla Fondazione ProTerra;
Compenso per corsi di formazione e materiale didattico, sulla base di offerte e contratti specifici.

La versione attualmente in vigore del tariffario è disponibile sul sito web di ProTerra.

L'obbligo dell'Utente del Sistema di pagare i corrispettivi concordati contrattualmente con l'Ente di Certificazione rimane impregiudicato dai corrispettivi sopra menzionati.

9.2 La Fondazione ProTerra riscuoterà le tariffe dagli Utenti del Sistema secondo la Struttura Tariffaria ProTerra, fatturandole agli Utenti stessi. Altre modalità di pagamento delle tariffe alla Fondazione ProTerra dovranno essere concordate tra l'Amministratore Delegato della Fondazione ProTerra (o la Segreteria) e l'Utente del Sistema.

9.3 L'organismo di certificazione deve versare alla Fondazione ProTerra la quota associativa annuale. La quota associativa annuale è dovuta per la prima volta alla conclusione dell'Accordo di cooperazione e successivamente, una volta all'anno, in occasione del rispettivo anniversario della conclusione dell'Accordo di cooperazione, in conformità con l'ultima versione dell'Accordo di cooperazione.

10 Gestione dei dati riservati e pubblicazione di dati di terzi

10.1 La Fondazione ProTerra raccoglie, conserva e utilizza dati personali e dati aziendali non pubblicati nella misura necessaria per una corretta applicazione degli Standard ProTerra con i servizi definiti e consentiti dalle normative di legge o disposti dal legislatore.

10.2 ProTerra conserverà ed elaborerà i dati dell'Ente di Certificazione esclusivamente per le finalità derivanti dall'Accordo di Cooperazione, tenendo conto delle disposizioni di legge pertinenti e delle presenti Condizioni Generali di Utilizzo del Sistema ProTerra.

10.3 La Fondazione ProTerra tratterà i dati personali e i dati aziendali non pubblicati come riservati, in conformità con le disposizioni della legge applicabile in materia di protezione dei dati. Il trattamento riservato dei dati si estende al personale della Fondazione ProTerra, nonché a tutti i membri non dipendenti dei Comitati e del Consiglio di amministrazione della Fondazione ProTerra, per tutta la durata del loro incarico e per almeno 5 anni successivi alla cessazione del loro mandato.

10.4 I rapporti di certificazione possono includere anche informazioni relative a terze parti che non sono Utenti del Sistema (ragione sociale/nome commerciale, indirizzo, paese). Questi dati sono oggetto della certificazione. L'organismo di certificazione deve garantire che l'Utente del Sistema fornisca tali dati in modo completo e accurato.

10.5 L'ente di certificazione acconsente alla pubblicazione del proprio nome, logo, indirizzo, referente, indirizzo e-mail e indirizzo web sul sito web di ProTerra, nonché sui media cartacei della Fondazione ProTerra e in altre apparizioni pubbliche e non pubbliche della Fondazione ProTerra.

Qualora l'Ente di Certificazione fornisca dati personali relativi a terzi, ad esempio indicando i nominativi dei referenti, sarà responsabile della completezza e della correttezza di tali dati e garantirà che la Fondazione ProTerra sia autorizzata a utilizzare, rendere pubblici e trasmettere tali dati a terzi nell'ambito dell'esecuzione dell'Accordo di Cooperazione, senza violare i diritti di terzi. L'Ente di Certificazione si impegna a manlevare e tenere indenne la Fondazione ProTerra da qualsiasi pretesa, comprese le richieste di risarcimento danni, avanzata nei confronti di ProTerra da terzi a causa di qualsiasi violazione dei loro diritti derivante dall'utilizzo, dalla pubblicazione o dalla divulgazione di tali dati a terzi.

10.6 Fatte salve le disposizioni di cui sopra, di norma, i dati raccolti, archiviati e utilizzati da ProTerra Foundation non saranno resi pubblici né trasmessi a terzi. Tali dati (ad esempio, inclusi, a titolo esemplificativo, i rapporti di audit e i rapporti di audit completati) saranno resi pubblici da ProTerra Foundation o trasmessi a terzi solo se l'organismo di certificazione e la rispettiva terza parte o l'utente del sistema interessato avranno dato il loro esplicito consenso alla pubblicazione o alla trasmissione di tali dati, oppure se ProTerra Foundation è obbligata a trasmettere tali informazioni per legge o a causa di condizioni o ordini ufficiali o giudiziari. Il consenso dell'organismo di certificazione e della terza parte deve essere fornito per iscritto.

10.7 Qualora l'Utente del Sistema passi a un altro Organismo di Certificazione, la Fondazione ProTerra avrà il diritto di trasmettere al nuovo Organismo di Certificazione tutti i dati raccolti da ProTerra relativi all'Utente del Sistema in relazione all'utilizzo del Sistema, in particolare per quanto riguarda le precedenti certificazioni, verifiche e audit dell'Organismo di Certificazione e/o le precedenti valutazioni di integrità.

10.8 La Fondazione ProTerra avrà il diritto di utilizzare i risultati degli audit per ottenere informazioni aggregate a livello regionale in report, sul sito web e nei confronti dei media e delle parti interessate in merito alla conformità con gli Standard ProTerra, senza tuttavia rivelare i dati di singole aziende, unità di produzione, trasformazione o logistica.

10.9 La Fondazione ProTerra adotta misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i dati raccolti, compresi eventuali dati personali, da perdita, manipolazione o accesso non autorizzato da parte di terzi. Le procedure tecniche utilizzate in questo contesto vengono ulteriormente sviluppate e migliorate in base al progresso tecnologico. La Fondazione ProTerra precisa tuttavia che non è possibile garantire una protezione assoluta e completa.

11 Violazioni degli standard ProTerra da parte degli utenti del sistema

11.1 In caso di violazione da parte dell'Utente del Sistema degli Standard e delle Procedure ProTerra, l'Ente di Certificazione è tenuto a informare la Fondazione ProTerra il prima possibile, non appena ne venga a conoscenza, fornendo tutti i dettagli dell'evento, le circostanze che hanno portato alla scoperta della violazione, la collaborazione dell'Utente del Sistema nella scoperta della violazione e le misure già adottate dall'Utente del Sistema al fine di prevenire o limitare i danni e garantire il futuro rispetto dei requisiti. Su prima richiesta della Fondazione ProTerra, l'Ente di Certificazione fornirà senza indugio alla Fondazione ProTerra tutta la documentazione relativa all'evento e una dichiarazione scritta, in particolare in merito alla gravità della violazione in conformità con le Condizioni Generali di Utilizzo del Sistema ProTerra applicabili all'Utente del Sistema, nonché in merito al grado di colpa (colpa semplice o grave, dolo, informazioni fraudolente).

11.2 Se la Fondazione ProTerra definisce degli obblighi in caso di infrazioni minori, l'organismo di certificazione verificherà l'adempimento di tali obblighi nell'ambito del successivo audit.

11.3 In caso di violazione grave e colposa da parte dell'Utente del Sistema delle Condizioni Generali di Utilizzo del Sistema ProTerra, l'Ente di Certificazione sarà tenuto a dichiarare immediatamente nullo e invalido il certificato dell'Utente del Sistema e a revocarlo. La Fondazione ProTerra potrà inoltre impartire le relative istruzioni.

11.4 In caso di violazione colposa e grave delle Condizioni generali di utilizzo del sistema ProTerra da parte dell'Ente di certificazione, quest'ultimo potrà essere sospeso temporaneamente o definitivamente dall'esecuzione di attività relative a ProTerra.