Ogólne warunki użytkowania systemu ProTerra
Preambuła
Fundacja ProTerra prowadzi globalne systemy weryfikacji i certyfikacji, aby wykazać odpowiedzialność społeczną, zrównoważony rozwój, dobre praktyki rolnicze oraz wymagania dotyczące identyfikowalności produktów rolnych wynikające z przepisów prawnych lub dobrowolnych porozumień. Ponadto Fundacja ProTerra zapewnia szkolenia rolnikom, trenerom i audytorom w oparciu o Standardy ProTerra, MRV i Harmony. Fundacja ProTerra rozwija projekty badawcze w dziedzinie rolnictwa, produktów rolnych i pokrewnych branż. Fundacja ProTerra, będąc Właścicielem Programu, sama nie prowadzi żadnych działań certyfikacyjnych ani weryfikacyjnych. Fundacja ProTerra podejmuje wszelkie niezbędne środki zgodne z wymogami swoich Standardów, a pełna identyfikowalność produktów rolnych jest rzetelnie wykazywana. Usługi oparte na Standardach ProTerra, MRV i Harmony (zwane dalej „Standardami ProTerra”) są świadczone na wysokim poziomie jakości. Gwarantuje to globalne, spójne stosowanie Standardów ProTerra oraz monitorowanie jakości na wszystkich poziomach.
Certyfikaty lub oświadczenia o zgodności są wydawane wyłącznie przez uznane jednostki certyfikujące, które uzyskały akredytację i podpisały umowę o współpracy z Fundacją ProTerra.
1 Zakres stosowania i dokumentacja umowy
1.1 Ogólne Warunki Korzystania z Systemu ProTerra mają zastosowanie do wszelkich stosunków handlowych pomiędzy Jednostką Certyfikującą a Fundacją ProTerra i stanowią część Umowy o Współpracy między tymi podmiotami. Dodatkowe dokumenty umowne zostaną wymienione w Umowie o Współpracy.
1.2 Ogólne Warunki Korzystania z Systemu ProTerra regulują korzystanie z usług opartych na Standardach ProTerra.
1.3 Wszelkie odmienne Ogólne Warunki Handlowe Jednostki Certyfikującej lub Użytkownika Systemu są wyraźnie odrzucane.
1.4. Wymagania Jednostek Certyfikujących oraz Systemy Certyfikacji i Weryfikacji ProTerra (takie jak Standardy ProTerra, MRV i Harmony oraz odpowiednie obowiązujące Protokoły) stanowią podstawę współpracy i certyfikacji przez Jednostkę Certyfikującą.
1.5 Jednostka Certyfikująca zostanie powiadomiona o wszelkich zmianach w Ogólnych Warunkach Użytkowania Systemu ProTerra, Wytycznych i Wymogach dotyczących Używania Logo i Pieczęci ProTerra i Harmony Standards oraz w strukturze opłat, nie później niż na miesiąc przed proponowaną datą wejścia w życie. Uznaje się, że Jednostka Certyfikująca zaakceptowała zmiany, jeżeli nie złoży pisemnego oświadczenia o ich odrzuceniu przed proponowaną datą wejścia w życie.
2 Definicje
W niniejszym dokumencie poniższe terminy kluczowe mają podane znaczenie. Istotne terminy, które nie zostały tu wskazane, są zdefiniowane w odpowiednim Protokole:
Certyfikaty to poświadczenia wydawane przez Jednostkę Certyfikującą Spółdzielnię, które potwierdzają, że Użytkownik Systemu spełnił wymagania Standardów ProTerra dotyczące jego działalności.
Umowa certyfikacyjna lub umowa o świadczenie usług to umowa zawierana pomiędzy użytkownikiem systemu a jednostką certyfikującą lub dostawcą usług.
Jednostka Certyfikująca to Jednostka Certyfikująca (CB) zatwierdzona przez Fundację ProTerra, która podpisała z Fundacją ProTerra Umowę o Współpracy. Jednostka Certyfikująca jest odpowiedzialna za przeprowadzanie audytów zgodności ze Standardami ProTerra oraz wydawanie certyfikatów lub listów weryfikacyjnych.
Loga i pieczęcie Fundacji ProTerra obejmują wszystkie loga zawarte w Wytycznych i wymaganiach dotyczących stosowania logo i pieczęci ProTerra i Harmony.
System Certyfikacji i/lub Weryfikacji ProTerra obejmuje Standardy ProTerra, MRV i Harmony oraz odpowiednie Protokoły. Są one publikowane w aktualnie obowiązującej wersji na stronie internetowej Fundacji ProTerra.
Standardy ProTerra obejmują standardy będące własnością Fundacji ProTerra (standardy ProTerra, MRV lub Harmony).
Użytkownikiem Systemu jest każda osoba fizyczna lub prawna, która zawarła umowę z Jednostką Certyfikującą lub Dostawcą Usług dotyczącą korzystania z usług (np. audyty certyfikacyjne, audyty luk) w oparciu o Standardy ProTerra.
3 Prawa i obowiązki jednostki certyfikującej
3.1 Działania w ramach dowolnego systemu certyfikacji ProTerra mogą być prowadzone wyłącznie po zatwierdzeniu Jednostki Certyfikującej przez Fundację ProTerra. Szczegółowe informacje można znaleźć w obowiązujących Procedurach Zatwierdzania i Operacyjnych dla Jednostek Certyfikujących.
3.2 Jednostka Certyfikująca jest zobowiązana do informowania ProTerra i dokumentowania wszelkich zmian, które mogą mieć wpływ na jej certyfikację. Może to obejmować raporty z audytów i nadzoru przeprowadzonego przez jednostkę akredytującą. ProTerra będzie monitorować i oceniać status certyfikacji, w tym ważność certyfikatów zatwierdzonych Jednostek Certyfikujących.
3.3 Jednostka Certyfikująca jest zobowiązana do terminowego poinformowania Użytkowników Systemu (ich klientów) o konieczności ubiegania się o członkostwo w Sieci ProTerra i akceptacji Ogólnych Warunków Użytkowania Systemu ProTerra w celu zawarcia Umowy Certyfikacyjnej lub o Świadczeniu Usług z Jednostką Certyfikującą w celu przeprowadzania certyfikacji, weryfikacji, audytów luk lub innych usług zgodnie ze Standardami ProTerra. Jednostka Certyfikująca może przeprowadzić audyt tylko wtedy, gdy Użytkownik Systemu złożył wniosek o członkostwo w Sieci ProTerra.
3.4 Jednostka Certyfikująca ponosi odpowiedzialność za swoje decyzje i zobowiązania wobec klientów i nie może zlecać ich realizacji podwykonawcom bez uprzedniej zgody ProTerra Foundation.
3.5 Audyty należy przeprowadzać zgodnie z odpowiednimi dokumentami oraz Standardami ProTerra i odpowiednimi Protokołami Audytu. Fundacja ProTerra może wydawać Jednostce Certyfikującej dodatkowe wiążące instrukcje dotyczące stosowania Standardu, definiować wymagania audytowe oraz określać warunki dla Użytkownika Systemu, na podstawie których mają być wydawane certyfikaty.
3.6 Sprawozdania z audytu muszą być wypełnione kompletnie i poprawnie oraz przesłane do Fundacji ProTerra w ciągu maksymalnie 30 dni od daty udostępnienia sprawozdania z audytu podmiotowi kontrolowanemu.
3.7 Jednostka Certyfikująca jest zobowiązana w ramach każdego audytu zweryfikować prawidłowość informacji podanych przez Użytkownika Systemu podczas składania wniosku o członkostwo w Sieci ProTerra i/lub każdej późniejszej aktualizacji tych informacji oraz powiadomić Fundację ProTerra drogą elektroniczną o każdej zmianie, najpóźniej wraz z przekazaniem dokumentów certyfikacyjnych. Obowiązek ten ma zastosowanie również w przypadku, gdy Jednostka Certyfikująca dowie się o zmianie tych informacji poza audytem.
3.8 Jednostka Certyfikująca jest zobowiązana terminowo przekazywać Fundacji ProTerra wszelkie niezbędne informacje dotyczące jej działań związanych z ProTerra Systems, zgodnie z postanowieniami umowy oraz Procedurami Zatwierdzania i Operacyjnymi dla Jednostek Certyfikujących.
3.9 Jednostka Certyfikująca jest zobowiązana do umożliwienia i umożliwienia przeprowadzenia Oceny Integralności na wniosek Fundacji ProTerra. Oceny takie będą organizowane indywidualnie, z uwzględnieniem audytów zaplanowanych w momencie złożenia wniosku. W przypadku audytu nadzoru przeprowadzonego przez Jednostkę Certyfikującą, Jednostka Certyfikująca jest zobowiązana do przekazania Fundacji ProTerra dokumentów wymaganych w ramach audytu nadzoru.
3.10 Jednostka Certyfikująca musi wyznaczyć główną osobę kontaktową (oraz jej delegata) dla każdej jednostki biznesowej lub regionu, która jest zdefiniowana jako Key Account Manager w Fundacji ProTerra. Oprócz odpowiedzialności za usprawnienia operacyjne i kontrolowanie wszystkich niezbędnych dokumentów, które muszą zostać przesłane do Fundacji ProTerra, główna osoba kontaktowa, na żądanie Sekretariatu Fundacji ProTerra, jest odpowiedzialna za przesłanie dodatkowych danych w ciągu 30 dni roboczych.
3.11 Jednostka Certyfikująca będzie promować terminową ponowną certyfikację Użytkownika Systemu.
4 Prawa i obowiązki użytkownika systemu
Warunkiem korzystania przez Użytkownika Systemu z usług związanych ze Standardami ProTerra jest akceptacja niniejszych Ogólnych Warunków Korzystania z Systemu ProTerra oraz rejestracja jako członka Sieci Fundacji ProTerra.
Wszelkie umowy dotyczące Certyfikacji, Weryfikacji lub Serwisu będą zawierane po wysłaniu potwierdzenia rejestracji Użytkownika Systemu pocztą elektroniczną.
4.1 Użytkownik Systemu jest uprawniony do korzystania z usług związanych ze Standardami ProTerra. Bez rejestracji i formalnej akceptacji niniejszych Ogólnych Warunków Korzystania z Systemu ProTerra, Współpracujący Organ Certyfikujący lub Dostawca Usług nie jest uprawniony do udzielania certyfikacji i weryfikacji ani świadczenia innych usług w oparciu o Standardy ProTerra.
4.2 Użytkownik Systemu może wykorzystywać logo i pieczęcie Fundacji ProTerra w celach komunikacyjnych, zgodnie z obowiązującymi wersjami Wytycznych dotyczących używania logo i pieczęci Fundacji ProTerra, po uprzedniej, wyraźnej i pisemnej zgodzie Fundacji ProTerra. Prawo do używania logo wyraźnie nie obejmuje używania logo i/lub pieczęci na produktach.
4.3 Użytkownik Systemu zobowiązany jest udostępnić Jednostce Certyfikującej wszelkie dane i dokumenty istotne dla audytów oraz umożliwić dostęp do tych miejsc, obiektów i sprzętu w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania prac audytorskich lub oceniających.
4.4 Użytkownik Systemu jest zobowiązany zezwolić przedstawicielowi Fundacji ProTerra lub niezależnemu audytorowi wyznaczonemu przez Fundację ProTerra na udział w audytach przeprowadzanych przez Jednostkę Certyfikującą w zakresie certyfikacji, weryfikacji, ponownej certyfikacji lub audytów luk.
4.5 Na wniosek Fundacji ProTerra, Użytkownik Systemu umożliwi przeprowadzenie oceny integralności przez ProTerra lub niezależnych audytorów zgodnie z Programem Integralności ProTerra. Fundacja ProTerra powiadomi Użytkownika Systemu o wniosku, podając proponowany termin oceny na cztery tygodnie przed proponowanym terminem, na piśmie lub pocztą elektroniczną. Jeżeli Użytkownik Systemu nie może potwierdzić proponowanego terminu, jest zobowiązany do niezwłocznego przekazania Sekretariatowi Fundacji ProTerra dwóch alternatywnych terminów w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania pisemnego powiadomienia. Przedstawicielami Fundacji ProTerra lub audytorami upoważnionymi przez Fundację ProTerra do przeprowadzenia oceny integralności są:
- Udzielono dostępu do nieruchomości, pomieszczeń biznesowych, sal operacyjnych i pomieszczeń magazynowych, a także środków transportu w godzinach pracy;
- Uprawniony do dokonywania oględzin nieruchomości, lokali i środków transportu;
- Możliwość wglądu do istotnej dokumentacji biznesowej dostępnej w formie pisemnej i elektronicznej;
- Dostarczono wszystkie wymagane istotne informacje.
5 Prawa i obowiązki Fundacji ProTerra
Fundacja ProTerra:
5.1 Udostępnia Standardy ProTerra, odpowiednie Protokoły oraz wytyczne i szkolenia uzupełniające. Obowiązujące wersje Standardów i odpowiednich Protokołów są dostępne na stronie internetowej ProTerra;
5.2. Jest uprawniony do okresowego dostosowywania i rewizji Standardów ProTerra oraz odpowiednich Protokołów. Wszelkie rewizje Standardów będą przeprowadzane w sposób przejrzysty i partycypacyjny, a ich wprowadzenie zostanie potwierdzone przez Komitet ds. Standardów i Certyfikacji Fundacji ProTerra oraz zatwierdzone przez Radę Fundacji ProTerra;
5.3. Fundacja ProTerra jest uprawniona do umieszczenia nazwy firmy i logo Użytkownika Systemu na liście członkowskiej oraz do ich publikacji w Internecie i prasie. Fundacja ProTerra nie jest uprawniona do wykorzystywania tych informacji w żaden inny sposób bez pisemnej zgody Użytkownika Systemu.
5.4 Nie wydaje żadnych certyfikatów i nie ponosi odpowiedzialności za ważność poszczególnych certyfikatów wydanych przez Jednostki Certyfikujące; jednakże na podstawie umowy o współpracy zawartej pomiędzy Fundacją ProTerra a Jednostkami Certyfikującymi, ProTerra Foundation jest uprawniona do wydawania Jednostkom Certyfikującym wiążących ogólnych instrukcji dotyczących stosowania Standardów ProTerra i ich odpowiednich Protokołów.
6 Wykorzystanie logo i pieczęci Fundacji ProTerra
6.1 Jednostka Certyfikująca jest uprawniona i zobowiązana do zapewnienia prawidłowego stosowania Logo Fundacji ProTerra na wydanych certyfikatach.
6.2 Jednostka Certyfikująca sprawdza poprawność wykorzystania logotypów Systemu ProTerra w materiałach drukowanych, na stronie internetowej Użytkownika Systemu lub w innych mediach i środkach komunikacji. Nadużycia lub naruszenia logotypów Fundacji ProTerra muszą zostać zgłoszone przez Jednostkę Certyfikującą Fundacji ProTerra, również w przypadku ich wykrycia podczas audytu lub w inny sposób. Obowiązek poinformowania ProTerra o nadużyciach lub naruszeniach logotypów i pieczęci Fundacji ProTerra, w stosownych przypadkach, obejmuje również nadużycia dokonane przez osoby trzecie.
6.3 Jeżeli Użytkownik Systemu zamierza wykorzystać logo Systemu ProTerra w inny sposób, w szczególności w formie Pieczęci na produkcie, Jednostka Certyfikująca poinformuje o tym ProTerra Foundation. W takim przypadku umowa o wykorzystywaniu Logo i Pieczęci ProTerra Foundation zostanie zawarta bezpośrednio między ProTerra Foundation a Użytkownikiem Systemu. Wyłączne prawa ProTerra Foundation do Logo i Pieczęci pozostają nienaruszone.
7 Program Integralności oraz Prawa Dostępu i Inspekcji
7.1 W celu zapewnienia spójnego i obiektywnego procesu audytu i certyfikacji lub weryfikacji przez wszystkie Współpracujące Jednostki Certyfikujące, Fundacja ProTerra może przeprowadzać Oceny Integralności. Audyty te są planowane losowo lub celowo, w oparciu o ocenę ryzyka lub reakcje na skargi.
7.2 Ocena Integralności dotyczy certyfikacji, odnowień certyfikacji, weryfikacji, audytów luk, szkoleń i wszelkich usług opartych na konkretnym Standardzie ProTerra. Przedmiotem oceny jest praca wykonywana przez Jednostki Certyfikujące, bez żadnych zobowiązań wobec Użytkownika Systemu.
7.3 Po uzgodnieniu z CB (oraz Użytkownikiem Systemu, jeśli ma to zastosowanie – w przypadku audytu cieni lub audytów nadzoru) daty Oceny Integralności, Fundacja ProTerra (lub jej audytorzy) przygotuje i przekaże CB Plan Oceny Integralności, w którym zostaną wskazane tematy, które zostaną omówione podczas oceny.
7.4 Audyt cieni to audyt, w którym audytorzy ProTerra towarzyszą audytorom z jednostki certyfikującej (CB), aby monitorować ich pracę i zgodność z wymogami konkretnego Standardu i Protokołu. Audytorzy ProTerra nie będą ingerować w przebieg audytu jednostki certyfikującej. Po zakończeniu audytu ProTerra przedstawi jednostce certyfikującej (CB) listę swoich ustaleń i rekomendacji dotyczących procesu audytu.
7.5 Audyt nadzoru to audyt, w ramach którego audytorzy ProTerra przeprowadzają inspekcję Użytkownika Systemu i wyrywkowe kontrole w zakresie zagadnień objętych Standardami, aby zweryfikować solidność pracy wykonanej przez CB pod kątem identyfikacji niezgodności. CB może oddelegować audytora w charakterze obserwatora; jednakże audytor ten nie jest uprawniony do ingerowania w proces i pełni jedynie rolę obserwatora. Raport z audytu powinien zostać przekazany CB wraz z listą ustaleń i zaleceń dotyczących procesu audytu.
7.6 Audyt administracyjny to audyt, w ramach którego audytorzy Fundacji ProTerra sprawdzają system zarządzania jednostki certyfikującej (CB) w celu realizacji prac związanych ze Standardami ProTerra. Audyt może odbywać się w siedzibie jednostki certyfikującej lub zdalnie. Raport z audytu powinien zostać przekazany jednostce certyfikującej wraz z listą ustaleń i zaleceń dotyczących systemu zarządzania.
7.7 CB ma do 30 dni roboczych na udzielenie odpowiedzi na Raport z Audytu ProTerra Foundation, w tym przedstawienie planu działań naprawczych w odniesieniu do stwierdzonych niezgodności. Plan ten powinien szczegółowo określać proponowane działania naprawcze oraz harmonogram ich wdrożenia. ProTerra Foundation oczekuje, że zalecenia i działania naprawcze znajdą odzwierciedlenie w procedurach CB i okresowych wewnętrznych przeglądach krytycznych (patrz Procedury Zatwierdzania i Operacyjne dla Jednostek Certyfikujących).
7.8 We wszystkich lokalizacjach, w których Jednostka Certyfikująca prowadzi działalność związaną z Umową o Współpracy i nad którymi sprawuje kontrolę materialną, Jednostka Certyfikująca musi umożliwić pracownikom Fundacji ProTerra i/lub audytorom zleconym przez Fundację ProTerra:
- wstępu na teren obiektów, biur, pomieszczeń produkcyjnych i magazynowych oraz środków transportu w godzinach pracy lub godzinach funkcjonowania;
- przeprowadzać inspekcje
- do inspekcji i audytu wszystkich stosownych pisemnych i elektronicznych dokumentów biznesowych;
- aby zażądać niezbędnych informacji,
- pobieranie próbek; i
- towarzyszyć Jednostce Certyfikującej podczas audytów i/lub przeprowadzać własne audyty kontrolne firm, które już uzyskały certyfikat (audyt nadzorujący przeprowadzany przez Fundację ProTerra).
8 Skarga i odwołanie
Zasadniczo, rozstrzyganie konfliktów powinno odbywać się w miejscu ich powstania, z udziałem stron sporu, w celu osiągnięcia polubownego rozwiązania. W przypadku niemożności osiągnięcia polubownego rozwiązania, stosuje się procedury określone w najnowszej wersji Procedury Skargowej Fundacji ProTerra.
9 Opłaty za certyfikaty i opłaty licencyjne
9.1 Użytkownik Systemu zobowiązany jest do uiszczania następujących opłat za korzystanie z usług Fundacji ProTerra:
- Roczna opłata członkowska zapewnia dostęp do usług oferowanych przez Fundację ProTerra zgodnie z aktualnym pakietem członkostwa i stosowanym Standardem. Opłata ta będzie fakturowana bezpośrednio przez Fundację ProTerra;
- Opłata oparta na liczbie certyfikowanych obiektów oraz opłata za każdą placówkę objętą audytem w ramach Łańcucha Dostaw. Użytkownicy otrzymają faktury za te opłaty od Jednostki Certyfikującej lub Fundacji ProTerra;
- Wynagrodzenie za szkolenia i materiały szkoleniowe ustalane jest na podstawie konkretnych ofert i umów.
Aktualna wersja struktury opłat jest dostępna na stronie internetowej ProTerra.
Obowiązek Użytkownika Systemu do uiszczenia opłat uzgodnionych umownie z Jednostką Certyfikującą pozostaje nienaruszony przez opłaty, o których mowa powyżej.
9.2 Fundacja ProTerra pobiera opłaty od Użytkowników Systemu zgodnie ze Strukturą Opłat ProTerra poprzez wystawianie faktur Użytkownikom Systemu. Inne zasady płatności opłat na rzecz Fundacji ProTerra muszą zostać uzgodnione pomiędzy Dyrektorem Zarządzającym Fundacji ProTerra (lub Sekretariatem) a Użytkownikiem Systemu.
9.3 Jednostka Certyfikująca jest zobowiązana do uiszczania na rzecz Fundacji ProTerra rocznej składki członkowskiej. Roczna składka członkowska staje się wymagalna po raz pierwszy z chwilą zawarcia Umowy o Współpracy, a następnie raz w roku, w rocznicę zawarcia Umowy o Współpracy, zgodnie z jej najnowszą wersją.
10 Poufne przetwarzanie danych i publikowanie danych stron trzecich
10.1 Fundacja ProTerra gromadzi, przechowuje i wykorzystuje dane osobowe oraz niepublikowane dane firmy w zakresie niezbędnym do wiarygodnego stosowania Standardów ProTerra w ramach usług określonych i dozwolonych przez przepisy prawa lub zarządzonych przez ustawodawcę.
10.2 ProTerra będzie przechowywać i przetwarzać dane Jednostki Certyfikującej wyłącznie w celach wynikających z Umowy o współpracy, biorąc pod uwagę właściwe przepisy ustawowe oraz niniejsze Ogólne Warunki Korzystania z Systemu ProTerra.
10.3 Fundacja ProTerra będzie traktować dane osobowe i niepublikowane dane firmy jako poufne, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa o ochronie danych. Poufne traktowanie danych obejmuje pracowników Fundacji ProTerra, a także wszystkich niepracujących członków Komitetów i Zarządu Fundacji ProTerra w okresie ich zatrudnienia, a także co najmniej 5 lat po zakończeniu ich kadencji.
10.4 Raporty Certyfikacyjne mogą również zawierać informacje dotyczące osób trzecich, które nie są Użytkownikami Systemu (nazwa firmy/nazwa handlowa, adres, kraj). Dane te są przedmiotem certyfikacji. Jednostka Certyfikująca zapewnia kompletne i dokładne podanie tych danych przez Użytkownika Systemu.
10.5 Jednostka Certyfikująca wyraża zgodę na publikację swojej nazwy, logo, adresu, punktu kontaktowego, adresu e-mail i adresu internetowego na stronie internetowej ProTerra, jak również w materiałach drukowanych Fundacji ProTerra oraz w innych publicznych i niepublicznych wystąpieniach Fundacji ProTerra.
W przypadku udostępnienia przez Jednostkę Certyfikującą danych osobowych osób trzecich, na przykład poprzez wskazanie osób kontaktowych, Jednostka Certyfikująca ponosi odpowiedzialność za kompletność i poprawność tych danych oraz zapewnia, że Fundacja ProTerra jest uprawniona do wykorzystywania, upubliczniania i przekazywania tych danych osobom trzecim w ramach realizacji Umowy o Współpracy, bez naruszania praw osób trzecich. Jednostka Certyfikująca zwalnia Fundację ProTerra z odpowiedzialności i zabezpiecza ją przed wszelkimi roszczeniami, w tym roszczeniami o odszkodowanie, dochodzonymi od osób trzecich wobec ProTerra z tytułu naruszenia ich praw w wyniku wykorzystania, publikacji lub ujawnienia tych danych osobom trzecim.
10.6 Z zastrzeżeniem powyższych postanowień, co do zasady, wszelkie dane gromadzone, przechowywane i wykorzystywane przez Fundację ProTerra nie będą udostępniane publicznie ani przekazywane osobom trzecim. Dane te (w tym między innymi raporty z audytów i wypełnione raporty z audytów) mogą być udostępniane publicznie przez Fundację ProTerra lub przekazywane osobom trzecim wyłącznie wtedy, gdy Jednostka Certyfikująca i odpowiednia osoba trzecia lub Użytkownik Systemu, których to dotyczy, wyrażą wyraźną zgodę na publikację lub przekazanie tych danych, lub jeśli Fundacja ProTerra jest zobowiązana do przekazania tych informacji na mocy prawa lub z powodu okoliczności lub nakazów urzędowych lub sądowych. Zgoda Jednostki Certyfikującej i osoby trzeciej musi być udzielona na piśmie.
10.7 W przypadku zmiany Użytkownika Systemu na inny Organ Certyfikujący, Fundacja ProTerra będzie uprawniona do przekazania nowemu Organowi Certyfikującemu wszelkich danych zebranych przez ProTerra dotyczących Użytkownika Systemu w związku z realizacją Użytkowania Systemu, w szczególności w odniesieniu do poprzednich certyfikacji, weryfikacji i audytów Organu Certyfikującego i/lub poprzednich ocen integralności.
10.8 Fundacja ProTerra ma prawo wykorzystywać wyniki audytów w celu uzyskania informacji agregowanych regionalnie w raportach, na stronie internetowej oraz przekazywanych mediom i zainteresowanym stronom na temat zgodności ze Standardami ProTerra, bez ujawniania nazwy żadnej konkretnej spółki, jednostki produkcyjnej, przetwórczej lub logistycznej.
10.9 Fundacja ProTerra stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony gromadzonych danych, w tym danych osobowych, przed utratą, manipulacją lub nieautoryzowanym dostępem osób trzecich. Procedury techniczne stosowane w tym kontekście są rozwijane i udoskonalane zgodnie z postępem technologicznym. Fundacja ProTerra zaznacza jednak, że nie jest możliwe zagwarantowanie pełnej, absolutnej ochrony.
11 Naruszenia standardów ProTerra przez użytkowników systemu
11.1 W przypadku naruszenia przez Użytkownika Systemu Standardów i Procedur ProTerra, Jednostka Certyfikująca jest zobowiązana do niezwłocznego poinformowania Fundacji ProTerra o zdarzeniu, ze wszystkimi szczegółami, okolicznościami, które doprowadziły do wykrycia naruszenia, współpracą Użytkownika Systemu w wykryciu naruszenia oraz środkami już podjętymi przez Użytkownika Systemu w celu zapobieżenia lub ograniczenia szkód oraz zapewnienia przyszłego spełnienia wymagań. Na pierwsze żądanie Fundacji ProTerra, Jednostka Certyfikująca niezwłocznie dostarczy Fundacji ProTerra wszelkie dokumenty związane ze zdarzeniem oraz złoży pisemne oświadczenie, w szczególności dotyczące wagi naruszenia zgodnie z Ogólnymi Warunkami Korzystania z Systemu ProTerra mającymi zastosowanie do Użytkownika Systemu, a także dotyczące stopnia winy (zwykłe lub rażące niedbalstwo, umyślne działanie, nieuczciwe informacje).
11.2 Jeżeli Fundacja ProTerra określi obowiązki w przypadku drobnych naruszeń, Jednostka Certyfikująca zweryfikuje wypełnienie tych obowiązków w ramach kolejnego audytu.
11.3 W przypadku zawinionego, poważnego naruszenia przez Użytkownika Systemu Ogólnych Warunków Korzystania z Systemu ProTerra, Jednostka Certyfikująca jest zobowiązana do niezwłocznego unieważnienia certyfikatu Użytkownika Systemu i jego cofnięcia. Fundacja ProTerra może również wydać odpowiednie instrukcje.
11.4 W przypadku jakiegokolwiek zawinionego, poważnego naruszenia przez Jednostkę Certyfikującą Ogólnych Warunków Korzystania z Systemu ProTerra, Jednostka Certyfikująca może zostać czasowo lub na stałe zawieszona w wykonywaniu prac związanych z ProTerra.